Können Sie es sich leisten, unvorbereitete Ausfälle hinzunehmen?
- 6. Okt. 2024
- 3 Min. Lesezeit
„Was würden Sie tun, wenn heute plötzlich zwei Ihrer Mitarbeiter*innen krankheitsbedingt ausfallen und eine weitere Pflegekraft in den nächsten Tagen in den Urlaub geht?“
In der Pflege sind unvorhergesehene Ausfälle und Engpässe längst keine Ausnahme mehr – sie sind die Regel. Als Leitungskraft tragen Sie die Verantwortung, den Betrieb dennoch am Laufen zu halten, ohne dass die Pflegequalität darunter leidet. Doch wie können Sie proaktiv auf Ausfälle reagieren, Engpässe vermeiden und gleichzeitig ein starkes, motiviertes Team aufbauen? In diesem Blog erfahren Sie, welche Ausfallkonzepte wirklich funktionieren, wie Sie verschiebbare Tätigkeiten optimal organisieren und wie Sie durch gezielte Mitarbeitergespräche nicht nur Ausfallzeiten reduzieren, sondern auch Ihre Talente langfristig binden.
Ausfallmanagement – Es gibt keine einfache Lösung
Das Thema Ausfallmanagement lässt sich nicht mit einer „blauen Pille“ lösen. Stattdessen erfordert es eine durchdachte Strategie, die verschiedene Maßnahmen umfasst. Ein wirksames Ausfallkonzept berücksichtigt sowohl präventive als auch reaktive Schritte, um den Pflegebetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die Belastung des restlichen Teams zu minimieren.
Planung und verschiebbare Tätigkeiten – Flexibilität mit festen Strukturen
Ein besonders wichtiger Aspekt in der Pflege ist die Organisation der verschiebbaren Tätigkeiten, wie Dusch- und Badepläne sowie die Wochenpläne für die Pflegelogistik. Viele Kollegen sagen oft: „Das läuft bei uns, damit haben wir keine Probleme.“ Doch ist das wirklich so? Können Sie mit Sicherheit sagen, dass alle Mitarbeiter*innen gleichermaßen Duschangebote machen? Oder sind es immer dieselben Kollegen, die die Bewohner versorgen? Manchmal wird abgesprochen, dass aufgrund von Ausfällen keine Duschangebote gemacht werden sollten, und doch übernehmen manche Mitarbeiter weiterhin diese Aufgabe, während andere dies nie tun, obwohl die Zeit dafür wäre.
Das ist nicht nur ineffizient, sondern auch unfair und sollte klar besprochen und organisiert werden. Jeder sollte wissen, wann solche Aufgaben anstehen und wie diese verteilt werden, um Überlastungen und Ungleichgewichte im Team zu vermeiden.
Wochenstrukturpläne – Zeitfresser eliminieren
Ein weiteres häufiges Problem in der Pflege sind mangelhafte Wochenstrukturpläne. Kennen Sie das auch? Montagmorgen in der Körperpflege und keine Handtücher sind mehr da. Womit soll nun gewaschen werden? Oder es ist Samstag im Frühdienst und man möchte den Bewohner duschen, aber leider fehlt das Duschbad. Diese Situationen sind bedauerlicherweise immer noch Alltag in vielen Einrichtungen und stellen unnötige Zeitfresser dar – Zeit, die sich niemand mehr leisten kann.
Ein gut durchdachter Wochenstrukturplan sorgt nicht nur dafür, dass alle notwendigen Tätigkeiten klar verteilt sind, sondern auch, dass ausreichend Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Die Sicherstellung, dass Handtücher, Duschgel und andere Materialien vor Ort und griffbereit sind, muss fest in den Plan integriert werden. Diese scheinbar kleinen Details haben einen großen Einfluss auf die Effizienz und den reibungslosen Ablauf in der Pflege.
Mitarbeiterjahresgespräche – Kommunikation ist der Schlüssel
Ein weiterer entscheidender Punkt für ein erfolgreiches Ausfallmanagement ist das Führen regelmäßiger Mitarbeiterjahresgespräche. Diese bieten eine ideale Gelegenheit, um die Leistungsbewertung durchzuführen, Angebote zur Weiterentwicklung und Persönlichkeitsentwicklung zu besprechen und Ausfallkennzahlen zu reflektieren. Dabei können auch das Arbeitszeitkonto ausgewertet und mögliche Lösungen für bestehende Herausforderungen gemeinsam gefunden werden.
„Highplayer statt Lückenfüller – Talente gezielt auswählen und entwickeln!“
Dieser Slogan fasst das Ziel gut zusammen: Es geht darum, die richtigen Talente zu finden, zu fördern und gezielt zu entwickeln. Und ja, das bedeutet mehr Kommunikation als bisher. Wir müssen viel dichter an die Mitarbeiter herankommen, um sie in ihren individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen besser zu unterstützen.
Kennzahlen – Die Basis für fundierte Entscheidungen
Erfolgreiches Ausfallmanagement basiert auf der kontinuierlichen Analyse relevanter Kennzahlen. Diese beinhalten unter anderem:
Ausfallzeiten in Stunden und Tagen
Eingesprungene Arbeitsstunden
Einsatz von Leiharbeitern
Fluktuationsrate
Die regelmäßige Auswertung dieser Daten hilft dabei, Muster zu erkennen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen. Rückkehrgespräche nach Krankheitsphasen oder der Einsatz eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) sind weitere Optionen, um langfristig die Ausfallzeiten zu verringern.
Betriebliche Gesundheitsförderung als Präventionsmaßnahme
Neben der Reaktion auf Ausfälle, spielt auch die Prävention eine immer wichtigere Rolle. Programme zur betrieblichen Gesundheitsförderung tragen dazu bei, das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern und somit Ausfälle zu vermeiden. Ein gesundes Arbeitsumfeld, regelmäßige Weiterbildungsangebote und individuelle Mitarbeiterjahresgespräche stärken nicht nur die körperliche Gesundheit, sondern auch die emotionale Zufriedenheit des Teams.
Ein starkes Team für eine starke Pflege.
Letztlich sind es die Menschen, die den Unterschied machen. Ein gut organisiertes und motiviertes Team ist der Schlüssel zum Erfolg. Der Aufbau eines starken „SWAT-Teams“, das als Eliteeinheit im Change-Prozess agiert, kann entscheidend dazu beitragen, dass auch in schwierigen Phasen alle an einem Strang ziehen und die Pflegequalität erhalten bleibt.
Haben Sie schon ein Ausfallmanagement implementiert?
Nein, ich weiß nicht, wo ich da anfangen sollte.
Ja, da sind wir schon auf dem Weg.
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