Schritt-für-Schritt zur perfekten Urlaubsplanung: Maximale Mitarbeiterzufriedenheit und reibungslose Betriebsabläufe
- 12. Juni 2024
- 4 Min. Lesezeit
Effektive Urlaubsplanung in der stationären Pflege: Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Die Umsetzung des Personalbemessungsinstruments (PeBeM) gemäß § 113c ist eine wichtige Aufgabe in der stationären Pflege. Eine effektive Urlaubsplanung in der Pflege spielt dabei eine entscheidende Rolle, um die Pflegeabläufe zu sichern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten. In diesem Blogbeitrag stelle ich zunächst die häufigsten Fehler bei der Urlaubsplanung vor und zeige anschließend, welche Folgen das hat.
Häufigste Fehler bei der Urlaubsplanung
Unzureichende Berücksichtigung der Betriebsabläufe:
Fehler: Vernachlässigung der Abstimmung der effektiven Urlaubsplanung in der Pflege mit den betrieblichen Anforderungen. Vor der eigentlichen Urlaubsplanung ist keine Jahresplanung mit dem wichtigsten Termin geplant und welche Personen zu diesem Termin unbedingt anwesend sein sollten. Das sind etwa alle 6 Monate die Indikator-Erhebungen. Auch der „Tag der offenen Tür“ oder das Jubiläum werden gefeiert.
Folge: Personalengpässe und Störungen im Betriebsablauf, Beeinträchtigung der Servicequalität und erhöhter Stress bei verbleibenden Mitarbeitern.
Mangelnde Transparenz und Kommunikation:
Fehler: Fehlende oder unklare Kommunikationsstrukturen über Urlaubsregelungen und -richtlinien. Eine klare Anweisung, welche Regeln einzuhalten sind, wird nur unklar dargestellt oder es werden noch schlimmere Unterläufe dieser Regeln hingenommen. Wie viele Wochenenden darf man im Jahr Urlaub machen? Es gibt Kollegen, die den Urlaub so planen, dass möglichst viele Dienstwochenenden frei bleiben. Die übrigen Kollegen haben dann das Nachsehen.
Folge: Missverständnisse, Unzufriedenheit und Konflikte innerhalb des Teams.
Vernachlässigung gesetzlicher Vorgaben:
Fehler: Ignorieren der rechtlichen Rahmenbedingungen des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben einen bevorzugten Anspruch auf Urlaub in der Ferienzeit. Aber auch nur Eltern mit Schulpflichtigen Kindern, nicht Eltern mit Kindern.
Folge: Rechtliche Konsequenzen und Vertrauensverlust der Mitarbeitenden in dem Unternehmen.
Unausgewogene Verteilung der Urlaubstage:
Fehler: Zu viele Mitarbeiter erhalten gleichzeitig Urlaub, insbesondere in Hochphasen des Unternehmens. Es wird nicht auf die aktuellen Pflegestunden rückgekoppelt oder nachgerechnet, wie viele Kollegen in den Urlaub fahren können. „Bei uns gehen immer 2 PFK und zwei Pflegehelfer gleichzeitig. Da haben wir immer so gemacht …“ Aber auf welcher rechnerischen Grundlage?
Folge: Überlastung der verbleibenden Belegschaft und Leistungseinbußen
Ungerechte Priorisierung von Urlaubsanträgen:
Fehler: keine klaren Kriterien für die Priorisierung von Urlaubswünschen. Oder man hat das Recht des Stärkeren. Jeder, der sich zuerst registriert, hat die Chance, seinen Urlaubswunsch zu verwirklichen. Ist das so?
Folge: Frustration und das Gefühl der Ungerechtigkeit im Team. Eine Möglichkeit, dieses Vorgehen zu verhindern, ist es, die Kollegen nicht direkt in den Urlaubsplan einzutragen. Sondern sämtliche Mitarbeiter geben ihre Wünsche an die Teamleitung weiter. Sie trägt die Urlaubswünsche ein und spricht direkt mit den Kollegen, die sich eventuell in Schwierigkeiten befinden.
Fehlende langfristige Planung:
Fehler: Urlaubsplanungen werden nicht rechtzeitig und vorausschauend erstellt.
Folge: Erschwerte, effektive Personalplanung und kurzfristige Engpässe. Ich erlebe immer wieder, dass die Urlaubsplanung für das kommende Jahr im Januar bisher nicht abgeschlossen ist. Dies führt zu mindestens zwei Monaten Verlust. Es muss der Grundsatz zählen: kein Tag ohne Urlaub.
Urlaubstage durch Krankheit
Fehler: Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub krank wird, bekommt er oder sie diese Tage wieder. Häufig wird vergessen, diese Tage unmittelbar nach dem Beginn der Arbeit in den Urlaubstag zu integrieren.
Folge: Zu viele Resturlaubstage, für die der Arbeitgeber Rücklagen bilden muss und die zusätzlich in der Urlaubsplanung des nächsten Jahres berücksichtigt werden muss. Wenn das häufig geschieht, ist es für sie problematisch, dass ein hoher Resturlaubsbestand vorhanden ist, den sie kaum noch in den Griff bekommen, ohne den Dienstplan zu gefährden.
So vermeiden Sie diese Fehler.
1. Einführungsbesprechung und Vorstellung der Regelungen
Aktion: Organisieren Sie ein Meeting oder eine Besprechung mit allen Mitarbeitern, um den Urlaubsplanungsprozess und die neuen Regelungen klar zu kommunizieren.
2. Feedback-Runde zur Berücksichtigung der Mitarbeiterbedürfnisse
Aktion: Führen Sie Feedback-Runden oder Einzelgespräche durch, um die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeitenden zu erfahren. Zeigen Sie Empathie und Verständnis für individuelle Situationen, setzen Sie aber auch die vereinbarten Regeln durch.
3. Klare Kommunikation und Dokumentation der Urlaubsregelungen.
Aktion: Verteilen Sie schriftliche Informationen und führen Sie Schulungen durch, um die Regelungen klar zu kommunizieren. Dokumentieren Sie die Urlaubsregelungen und machen Sie sie für alle zugänglich.
4. Berechnung der maximal zu verplanenden Urlaubstage
Schritte zur Berechnung:
Anzahl der Mitarbeiter: Ermitteln Sie die Anzahl der Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung.
Urlaubsanspruch: Multiplizieren Sie diese Zahl mit dem Urlaubsanspruch pro Mitarbeiter (z. B. 6 Wochen).
Jahreswochen: Teilen Sie das Ergebnis durch die Anzahl der Wochen im Jahr (52 Wochen).
Ergebnis: Das Ergebnis zeigt die Anzahl der Mitarbeiter, die gleichzeitig Urlaub nehmen können.
Beispiel: 100 Mitarbeiter x 6 Wochen / 52 Wochen = 11,54 (12 Mitarbeiter können gleichzeitig Urlaub nehmen).
5. Vergleich mit der aktuellen Planung und Identifikation von Abweichungen
Aktion: Listen Sie die derzeitige Planung der Urlaubstage pro Monat auf und vergleichen Sie diese mit der berechneten maximalen Anzahl. Notieren Sie Abweichungen und planen Sie notwendige Anpassungen.
6. Regelmäßige Updates und Anpassungen
Aktion: Geben Sie regelmäßige Updates zum Stand der Urlaubsplanung und informieren Sie über Änderungen oder Anpassungen. Bieten Sie eine Anlaufstelle für Mitarbeitende, um Konflikte zu klären und Anpassungen vorzunehmen.
7. Integration neuer Mitarbeiter in die Urlaubsplanung
Aktion: Berücksichtigen Sie die Einarbeitungszeit und integrieren Sie neue Mitarbeitende bereits in der Einarbeitung fair in die Urlaubsplanung. Es ist nicht erforderlich, dass der Mitarbeitende erst die Probezeit überstanden haben muss. Auch innerhalb der Probezeit kann der neue Kollege den bereits erarbeiteten Urlaub nehmen. Kommunizieren Sie klare Kriterien und fördern Sie die Teamintegration.
8. Dokumentation und Kontrolle
Aktion: Dokumentieren Sie alle Regelungen und Urlaubspläne, kontrollieren Sie deren Einhaltung und kommunizieren Sie klar und transparent mit Ihrem Team.
Durch die systematische Umsetzung dieser Schritte und die Vermeidung häufiger Fehler können Leitungskräfte in der stationären Pflege eine effektive und faire Urlaubsplanung gewährleisten. Dies trägt nicht nur zur erfolgreichen Umsetzung des PeBeM § 113c bei, sondern fördert auch die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter, sichert die.
Betriebsabläufe und unterstützt die langfristige Planung und Entwicklung der Einrichtung.
Wie gut ist Ihre Einrichtung auf die Urlaubsplanung im Kontext von PeBeM § 113c vorbereitet?
Hervorragend vorbereitet: Wir haben klare Regelungen
Teils vorbereitet: Einige Regelungen sind vorhanden
Wenig bis gar nicht vorbereitet: Es fehlen klare Regelungen
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