Schluss mit dem Blindflug im Ausfallmanagement in der Pflege

Warum Deine Analysephase der entscheidende Hebel ist – oder zur größten Zeitverschwendung wird

Krankenstände, Personalmangel, Dauerstress. Willkommen im Alltag einer Pflegeeinrichtung. Du bist mittendrin – und versuchst jeden Tag aufs Neue, das Unmögliche möglich zu machen. Touren umstellen, Dienstpläne jonglieren, Angehörige beruhigen.

Doch mal Hand aufs Herz:Wie oft hast Du das Gefühl, dass all die Mühe ins Leere läuft?

Wenn Du wissen willst, wie Du Dein Ausfallmanagement in der Pflege wirklich auf ein neues Level hebst, lies weiter.

Denn dieser Beitrag zeigt Dir, warum viele Projekte scheitern – und wie Du es besser machst.

1. Der fatale Denkfehler: „Analyse reicht – dann läuft's“

Viele Einrichtungen führen aufwendige Analysen durch – sie beobachten, protokollieren, vergleichen, bewerten. Klingt gut. Ist auch gut.

Aber: Es bringt nichts, wenn diese Analysen nicht in ein funktionierendes Ausfallmanagement in der Pflege münden.

Die Realität sieht oft so aus:

• Listen mit Zeitfressern wandern nach dem Workshop in die Schublade

• Erkenntnisse zu Pflegeabläufen landen im Ordner „QM“

• Tourenpläne bleiben auf dem Papier stehen und verschwinden beim ersten Krankenschein im Chaos

👉 Das ist, als würdest Du eine Baustelle millimetergenau vermessen – aber niemals anfangen zu bauen.

2. Was Du stattdessen brauchst: Analyse = Basis für Ausfallmanagement

Deine Analysephase ist nicht das Ziel. Sie ist der Startpunkt. Nur wenn Du gezielt unterscheidest zwischen:

• Fix-LeistungenDas sind Leistungen, die nicht verschoben werden können: z. B. Medikamentengaben, die Dialysebesuche, besondere Gewohnheiten der Bewohnenden, Interventionen mit klarer Uhrzeitbindung oder gesetzlichen Vorgaben.

  
  

• Flexi-Leistungen Das sind Leistungen, die verschiebbar sind – z. B. das Duschen, die Biografiearbeit, Bettwäschewechsel, Gespräche, Angebote der sozialen Betreuung oder auch das Aufräumen des Zimmers.

  
  

… kannst Du ein Ausfallkonzept entwickeln, das nicht bei jedem Krankenschein ins Chaos stürzt.

Das bedeutet konkret:

• Plane Dusch- und Badeleistungen bewusst als Flexi-Leistungen

• Erstelle Tagesinterventionspläne mit klarer Kompetenz-Zuordnung

• Definiere: Wer springt ein? Was kann warten? Was wird umgeschichtet?

  
  

3. Die Lösung liegt nicht in der Person – sondern in der Organisation

Viele Einrichtungen greifen im Personalmangel reflexhaft zur Zeitarbeit oder stocken Überstunden auf.

Das Problem:Personelle Flexibilisierung ist teuer, kräftezehrend und frustriert das Stammteam.

Die bessere Lösung: Organisatorische Flexibilisierung.

• mit einer strukturierten, kompetenzbasierten Tourenplanung

• mit klaren Regeln für Ausfallstrategien

• mit einem Team, das weiß, was zu tun ist, wenn jemand ausfällt

Denn: Ein Ausfall betrifft nicht den Wohnbereich – er betrifft die Pflegeleistung. Und die kann man strukturell, logisch und fair umorganisieren – wenn das System stabil ist.

4. So wird’s konkret:

Baue ein Ausfallmanagement, das mitdenkt – und mitwächst

• 📌 In der Analysephase alle Leistungen als Fix oder Flexi klassifizieren

• 📌 Tourenplanung nach Kompetenzen, nicht nach Raumplänen

• 📌 Regele, welche Leistungen bei Personalausfall ersetzt, verschoben oder ausgelassen werden

• 📌 Lege in Deinem Team fest, welche Leistungen im Ernstfall Priorität haben und wie die Kommunikation dazu läuft – nutze dafür unbedingt den Phasenplan für das Ausfallmanagement.

  
  

Und dann? Üben, testen, optimieren – MIT dem Team, nicht über deren Köpfe hinweg.

Die Pflegedienstleitung und das SWAT-Team übernehmen hier eine zentrale Trainerrolle.

Sie trainieren mit dem Team immer wieder konkrete Ausfallszenarien an der echten Tourenplanung – bevor der Ernstfall eintritt. Und das reicht nicht einmalig – es braucht Wiederholung:

• mit verschiedenen Mitarbeitenden

• in unterschiedlichen Diensten

• und mit Blick auf alle Wohnbereiche

Denn: Nur wer das System hinter der Tourenplanung wirklich versteht, kann in Stresssituationen sicher und lösungsorientiert handeln. Fehlt dieses Verständnis, entstehen Blockaden, Widerstand und Unsicherheit.

Erfolgsentscheidend ist deshalb die tägliche Begleitung durch Führung und Steuerung. Nicht im Ausnahmezustand, sondern im Alltag.

5. Fazit: Schluss mit dem Reagieren – fang an zu steuern!

Die Pflege wird nicht leichter. Aber sie kann strukturierter werden. Was Du brauchst, ist keine neue Software – sondern ein neues Denken.

➡️ Weg vom Wunsch nach „mehr Personal“

➡️ Hin zu einem Plan, der mit dem arbeitet, was realistisch da ist

Und dieser Plan beginnt nicht erst beim Ausfall – er beginnt in der Analysephase.

Aber Achtung: Eine Analyse ist nur dann nützlich, wenn ihre Ergebnisse sichtbar auf der Tourenplanung abgebildet und im Ausfallmanagement praktisch nutzbar sind.

Dafür brauchst Du ein einfaches, wiederholbares Analysesystem – denn Abläufe, Menschen und Prozesse ändern sich. Ständig. Nur wenn Du regelmäßig überprüfst, wie Deine Pflege wirklich läuft, kannst Du schnell reagieren – und nicht nur hinterherlaufen.

Pflege wird nicht planbar – aber steuerbar. Und genau das ist Dein Hebel für mehr Entlastung, mehr Sicherheit und mehr Qualität im Alltag.

🎯 Du willst das für Deine Einrichtung umsetzen?

Dann sichere Dir jetzt ein kostenloses Erstgespräch mit mir. Ich zeige Dir, wie Du Schritt für Schritt ein funktionierendes Ausfallmanagement etablierst – auf Basis der kompetenzbasierten stationären Tourenplanung.

👉 Schreib mir eine Mail an: n.boeldt@umbruch-pflege.de

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