Effiziente stationäre Tourenplanung trotz Personalmangel und hoher Arbeitsbelastung

In einer immer schnelllebigeren Welt, stehen Pflegeeinrichtungen ständig unter Druck, ihre Prozesse zu optimieren, um den Personalmangel noch zu bewältigen.

Ein Bereich, in dem Optimierungen große Vorteile bringen können, ist die stationäre Tourenplanung. Aber wie lässt sich das effizient umsetzen, wenn Sie bereits mit Personalmangel, hoher Arbeitsbelastung und schwierigen Arbeitsbedingungen konfrontiert sind? Dieser Beitrag bietet Ihnen einige praktische Lösungsansätze.

1. Verstehen Sie die Vorteile der stationären Tourenplanung. Die stationäre Tourenplanung kann Ihnen dabei helfen, die Abläufe zu strukturieren und mit einer vorherigen Analyse zu erkennen, welche Aufgaben von welcher Pflegemitarbeiter*in zu welcher Zeit erledigt werden. Nicht selten erlebe ich Einrichtungen, in denen die Pflegefachkraft auf einem Wohnbereich die Wäsche verteilt, während eine Pflegehelfer*in in einem anderen Wohnbereich die Medikamente verteilt. Das erhöht natürlich die Unzufriedenheit der entsprechenden Mitarbeiter*in und können wir uns künftig schlichtweg nicht mehr leisten. Deshalb ist die Prozessanpassung und neue Aufteilung von Aufgaben unumgänglich.

2. Digitale Werkzeuge zur Rettung. Nutzen Sie moderne Technologien, um den Planungsprozess zu automatisieren und zu optimieren. Softwarelösungen für die Tourenplanung können dabei helfen, die Pflegetouren basierend auf verschiedenen Faktoren, wie Mitarbeiterqualifikation, Pflegebedarfe der Bewohner*innen oder freie Kapazität, effizient zu planen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten. Allerdings sollte man vorher überlegen, ob die Umstellung auf eine digitale Umsetzung der Tourenplan wirklich der erste Schritt sein sollte. Grundlage für eine gelingende Tourenplanung ist die Veränderung in der Kommunikation der Mitarbeiter*innen untereinander und die Einführung eines Schnittstellenmanagements.

3. Schulung und Fortbildung. Ein berühmter Stolperstein bei der Einführung neuer Prozesse ist der Mangel an Schulung und Verständnis des Personals. Besonders die Tourenmanager*innen benötigen hier einen guten Support und intensive Begleitung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teamleitungen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erhält, um die Vorteile der stationären Tourenplanung voll auszuschöpfen und das richtige Mindset zu lernen.

4. Mitarbeiter*innen einbinden. Die Einführung neuer Prozesse kann oft auf Widerstand stoßen. Es ist daher wichtig, die Mitarbeiter*innen in den Veränderungsprozess einzubinden und ihnen die Vorteile der Neuerungen transparent zu machen. Feedbackschleifen und regelmäßige Updates können dabei helfen, den Übergang reibungslos zu gestalten. Allerdings sollte die Unumgänglichkeit dieser Schritte durch die Leitungen der Einrichtungen klar kommuniziert werden.

5. Anpassungsfähigkeit als Schlüssel. Die Einführung einer stationären Tourenplanung darf nicht von heute auf morgen geschehen. Starten Sie klein, sammeln Sie Erfahrungen und passen Sie den Prozess stetig an. Die Einführung der stationären Tourenplanung mit ihrer Komplexität ist kein Sprint, sondern ein Marathon. In diesem Zusammenhang ist die Einführung einer guten Fehlerkultur wichtig. Den Kollegen sollte klar sein, dass wir vor allem die Fehler auf dem Weg der Umsetzung brauchen, um daraus neue Wege zu finden. Wir sind sozusagen „Offroad“. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, kontinuierlich auf Veränderungen zu reagieren und sich zu verbessern.

Fazit: Die Einführung einer stationären Tourenplanung kann zweifellos zu einer besseren Ressourcennutzung und Kosteneinsparung führen. Trotz der Herausforderungen, wie Personalmangel und hoher Arbeitsbelastung, gibt es Lösungen und Strategien, um diesen Prozess effektiv in Ihr Unternehmen zu integrieren.