Zeitarbeit in der Pflege managen: Qualität sichern trotz Personalmangel
- vor 3 Tagen
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So bleiben Versorgung, Qualität und Prüfsicherheit stabil – auch in kritischer Unterbesetzung
Es gibt Situationen, da hilft selbst das beste Ausfallmanagement nur noch begrenzt. Ab einer kritischen Unterbesetzung kommen viele Einrichtungen an einen Punkt, an dem Sie als Pflegemanager*in (PDL) keine Wahl mehr haben: Sie müssen auf Zeitarbeit zurückgreifen.
Und ja – das kann funktionieren. Aber es läuft eben nicht automatisch sauber, nur weil zusätzliches Personal im Haus ist.
Denn Zeitarbeit bringt ein realistisches Risiko-Paket mit, das Sie kennen und aktiv managen müssen:
Kolleg*innen kennen die Abläufe Ihrer Einrichtung nicht.
Sie kennen die Bewohner*innen und ihre Gewohnheiten nicht.
Dokumentationssysteme und Softwareprogramme werden oft nur oberflächlich beherrscht – oder gar nicht.
Eine echte Einarbeitung findet häufig nicht statt, weil in der kritischen Unterbesetzung dafür schlicht keine Zeit eingeplant ist.
Und on top: Das Stammpersonal reagiert nicht selten negativ, weil die Zeitarbeit „mitläuft“, aber nicht eingearbeitet werden kann.
Damit haben Sie ein großes Spektrum an Faktoren, die gleichzeitig wirken – und genau hier entscheidet sich, ob Ihre Einrichtung stabil geführt wird oder ob sie in der Krise kippt.
Die Auswirkungen sind nicht theoretisch – sie passieren in der Praxis
Wenn Sie diese Stolpersteine nicht strukturiert abfangen, passiert Folgendes:
Wichtige Hinweise zur Versorgung der Bewohner*innen gehen verloren.
Prozesse zur Steuerung von Pflegeinterventionen laufen nicht mehr sauber.
Weil Gewohnheiten und Abläufe nicht bekannt sind, entstehen Beschwerden (Bewohner*innen, Angehörige).
Und manchmal zieht das dann auch direkt den Besuch der Prüfinstanzen nach sich – ausgerechnet in der Phase, in der die Belastungsgrenze ohnehin schon überschritten ist.
Die gute Nachricht: Das lässt sich sauber strukturieren. Und noch klarer: In genau diesen Situationen zeigt sich, ob in Ihrer Einrichtung belastbare Systeme etabliert sind – und ob Sie als PDL die Strukturierung der Zeitarbeit wirklich als Ihre Aufgabe wahrnehmen.
Denn Hand aufs Herz: Solange sich Teams „selbst führen“, weil gerade keine akute Belastung da ist, ist Führung selten ein Problem. Spannend wird es immer dann, wenn unvorhergesehene Situationen passieren. Dann braucht es Systeme – keine Hoffnung.
Warum Zeitarbeit Chefsache ist (und nicht „Wohnbereichsproblem“)
Wenn Sie Zeitarbeit einsetzen, geht es nicht nur um „Dienstplan füllen“. Es geht um:
Versorgungssicherheit
Qualitätssicherung
Prüffähigkeit / Nachweisbarkeit
Teamführung in der Krise
Und deshalb ist das Onboarding – solange es nicht vollständig routiniert und systemisch abgesichert läuft – eine Führungsaufgabe. Nicht als Zusatz. Nicht „wenn Zeit ist“. Sondern als Pflichtprogramm.
1) Vorbereitung auf den Zeitarbeitseinsatz
So starten Zeitarbeitskräfte strukturiert – statt improvisiert
Wenn Zeitarbeit kommt, ist die Lage meist schon kritisch. Genau deshalb dürfen Sie in der Vorbereitung nicht erst anfangen zu überlegen, wer was macht. Sie brauchen ein System, das Sie im Ernstfall aus dem Regal ziehen können.
Schritt 1: Kurze Besprechung mit Team & Teamleitung – klare Zuteilung statt Chaos
Bevor die Kolleg*innen der Zeitarbeit im Wohnbereich „landen“, klären Sie mit Team und Teamleitung:
Welche Bewohner*innen können und sollten durch Zeitarbeit versorgt werden?
Welche Bewohner*innen bleiben bewusst in der Verantwortung des Stammpersonals?
Wie bilden Sie eine sinnvolle Zeitarbeitstour?
Im besten Fall haben Sie bereits eine Tourenplanung. Dann können Sie direkt eine Zeitarbeitstour aufbauen. Wenn eine Tourenplanung noch nicht vorhanden ist: Dann hilft ein sauberer Laufzettel.
Und jetzt kommt der entscheidende Punkt: Was muss die Zeitarbeit für die Versorgung wirklich wissen?
In einer Tourenplanung ist das relativ einfach, weil die Fix-Leistungen sichtbar sind und viele Kerninfos bereits enthalten sind.
Wenn Sie (noch) keine Tourenplanung nutzen, müssen die Hinweise zur Versorgungssituation Teil des Laufzettels sein.
Hier geht es nicht um „nice to have“. Hier geht es darum, dass die Kolleg*innen überhaupt in der Lage sind, die Versorgung bewohnerspezifisch umzusetzen.
Schritt 2: Dokumentation klären – bevor der Stress alles frisst
Eine der größten Schwachstellen im Zeitarbeitseinsatz ist nicht die Pflegehandlung selbst – sondern die Dokumentation.
Deshalb müssen Sie vorab glasklar regeln:
Wie soll die Kollegin / der Kollege dokumentieren?
Wo genau wird was dokumentiert?
Was ist bei kritischen Ereignissen zwingend zu tun?
Und bitte: Denken Sie an die Nachweisführung.
Wichtig: Nehmen Sie die Zeitarbeitskraft mit Namen und Qualifikation in den Dienstplan auf. Nur so können Sie Versorgungssicherheit im Nachgang sauber nachweisen. Das Gleiche gilt für das Dokumentationssystem: ebenfalls mit Namen und Qualifikation aufnehmen.
Schritt 3: Kein Erklärpersonal verfügbar? Dann brauchen Sie „Kittelzettel“ (A5, robust, sofort nutzbar)
Wenn Sie niemanden haben, der das Dokumentationssystem erklärt, dann erstellen Sie für genau diese Situationen Kittelzettel.
Das ist kein Handbuch. Das ist eine Krisen-Checkhilfe, die in die Kitteltasche passt.
So habe ich es gelöst: Für alle wichtigen Dokumentationsgründe ein kurzer Ablauf – in Stichpunkten, zum Beispiel:
Sturz: Was ist wo zu dokumentieren?
Wunde: Was ist wo zu dokumentieren?
Arztvisite: Was ist wo zu dokumentieren?
Krankenhauseinweisung: Was ist wo zu dokumentieren?
Kurz. Klar. Handhabbar. Format: A5, nicht größer. Und ja: Ich habe die Zettel laminiert, weil sie im Alltag etwas aushalten müssen.
Schritt 4: Handschriftliche Nachweise? Dann Handzeichenliste nicht vergessen
Wenn Sie noch Anteile handschriftlich dokumentieren, gilt:
Zeitarbeit muss auf die Handzeichenliste.
Wenn bei Ihnen Lagerungsnachweise oder Einfuhrpläne handschriftlich geführt werden, ist die Handzeichenliste ebenfalls erforderlich.
Auch hier können Sie sich Arbeit abnehmen, wenn Sie im Vorfeld mit der Zeitarbeitsfirma im Austausch stehen. Ich habe diese Unterlagen häufig bereits vorab übersandt – mit der klaren Bitte, die Angaben auszufüllen und vorbereitet mitzubringen.
Schritt 5: Wer macht was? Onboarding ist Führungsaufgabe – und gehört in eine Mappe
Ich habe das Onboarding nicht dem Wohnbereich „überlassen“. Solange der Prozess nicht routiniert sitzt, ist es Chefsache.
Klären Sie vorab:
Wer ist im Dienst und nimmt die Kollegin / den Kollegen entgegen?
Wer übergibt Laufzettel/Tourenplanung?
Wer übergibt die Kittelzettel?
Wer stellt sicher, dass Name/Qualifikation im Dienstplan und System erfasst sind?
Das kann komplett vorbereitet in einer Mappe liegen. Ich habe mir immer gleich mehrere Mappen vorbereitet, sodass ich im Ernstfall einfach zugreifen konnte – statt in der Krise alles neu zusammenzusuchen.
So sieht Führung in kritischen Zeiten aus: vorbereitet statt überrascht.
2) Qualität während des Einsatzes sichern
Was Sie als PDL im Blick behalten müssen, damit die Einrichtung nicht kippt
Jetzt ist die Zeitarbeit gestartet. Und viele denken dann: „Na dann läuft es doch.“ Ich sage es klar: Nicht automatisch.
Wenn Sie zum Beispiel eine PFK aus der Zeitarbeit im Wohnbereich als verantwortliche PFK einsetzen und sie „übernehmen soll“, gilt trotzdem: Sie kennt das Haus nicht. Sie kennt die Bewohner*innen nicht. Sie kennt die Routinen nicht.
Und wenn Sie mehrere Kolleg*innen der Zeitarbeit im Einsatz haben und gleichzeitig nur noch wenig Stammpersonal – dann wird es… sagen wir mal vorsichtig: betriebsriskant, wenn Sie es nicht führen.
Eine Einrichtung läuft so lange stabil, wie Sie als Führungskraft die wichtigsten Stellschrauben aktiv überwachen.
Die Frage ist also:
Was ist Chefsache – und darf in der Krise nicht aus dem Blick geraten?
Die wichtigsten Bewohner*innen: Wer gehört unter Ihre direkte Steuerung?
Fangen wir bei den zentralen Risiken an. Für mich sind in Zeitarbeit-Phasen insbesondere diese Bewohnergruppen Chefsache:
Bewohner*innen mit großen/komplexen Wunden
Bewohner*innen, die neu eingezogen sind
Bewohner*innen, die aus dem Krankenhaus zurückgekommen sind
Bewohner*innen, die gerade gestürzt sind
Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Bewohner*innen nicht „verlieren“, nur weil der Betrieb im Ausnahmezustand läuft.
Und ja – jetzt kommt oft das Argument: „Dafür habe ich doch die Dokumentation.“
Ja. Vorausgesetzt, die Zeitarbeit hat den Kittelzettel verstanden, war nicht selbst im Stress, und hat wirklich alles korrekt dokumentiert. Und genau deshalb dürfen Sie sich nicht darauf verlassen, dass „es schon irgendwo stehen wird“.
Je mehr Zeitarbeit, desto höher das Qualitätsrisiko – und das liegt oft an den Systemen
Wenn Sie nur eine Zeitarbeitskraft im Dienst haben, kann das Stammpersonal vieles kompensieren. Aber je höher der Zeitarbeitsanteil, desto höher der Qualitätsverlust.
Und das liegt nicht automatisch an den Kolleg*innen der Zeitarbeit (jedenfalls nicht immer).Es liegt häufig an einem Punkt: Ihre Systeme sind nicht auf Zeitarbeit ausgelegt.
Als ich Einrichtungen geleitet habe, die fast ausschließlich mit Zeitarbeit besetzt waren, habe ich deshalb einfache, aber wirksame Steuerungssysteme etabliert.
Übergabezettel mit Ankreuzsystem – plus Ablage nur für Sie
Wenn die Dokumentation nicht zuverlässig ist (oder nicht zuverlässig genug), brauchen Sie eine zweite, schnelle Führungsschiene.
Ich habe dafür Übergabezettel mit Ankreuzsystem erarbeitet und eine direkte Ablage nur für mich eingerichtet.
Regel war klar:
Jede Zeitarbeitskraft füllt den Zettel am Ende des Dienstes aus.
Der Zettel kommt in die Ablage – jeden Tag.
Auch wenn nichts war. Dann steht da eben: „nichts los“.
Und dann passiert das, was Führung in Krisen ausmacht: Sie kontrollieren nicht „aus Misstrauen“, sondern zur Risikosteuerung.
Ich habe Dienste und Übergabezettel kontrolliert und mit der Dokumentation abgeglichen:
Ist alles an der richtigen Stelle dokumentiert?
Ist an alles gedacht?
Sind Wunden korrekt angelegt?
Wurde der Arzt informiert?
Wurde Versorgungsmaterial angefordert?
Ist der Wundmanager informiert?
So behalten Sie die größten Risikofaktoren im Blick und erleben später keine böse Überraschung – zum Beispiel, weil ein in der Einrichtung entstandener Dekubitus nicht dokumentiert wurde.
Mit diesem System habe ich Einrichtungen geführt, die zeitweise fast ausschließlich mit Zeitarbeit gearbeitet haben.
Präsenz zeigen: Einrichtungsrundgang und direkte Rückkopplung
Ein zweiter Punkt, der massiv unterschätzt wird: Beziehung und Rückkopplung.
Sobald ich in der Einrichtung war, bin ich durch die Bereiche gegangen. Wenn ich nicht sowieso in der Pflege war, habe ich gezielt Zeitarbeitskräfte aufgesucht und gefragt:
„Wie kommen Sie zurecht?“
„Was ist heute passiert?“
„Was muss noch nachgearbeitet werden?“
Das schafft Vertrauen. Und wenn mal etwas vergessen wurde, ist das nicht „so schlimm“, weil Sie es frühzeitig mitbekommen – und nacharbeiten können. Entscheidend ist:
Begleitung statt Blindflug.
Teamkommunikation: Haltung klären – sonst sabotiert die Kultur die Qualität
Was ebenfalls hochrelevant ist: Wie geht Ihr Team mit Zeitarbeit um?
Viele Teams reagieren abwertend. Das hat direkte Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Informationsfluss und damit auch auf die Arbeitsleistung. Wenn Zeitarbeit spürt, dass sie „nicht dazugehört“, sinkt die Bereitschaft, proaktiv nachzufragen – und genau dann gehen Informationen verloren.
Hier brauchen Sie klare Kommunikation und eine klare Haltung, die Sie als Leitung tragen:
Was sind unsere Alternativen zur Zeitarbeit – realistisch?
Was können und wollen wir erwarten?
Wie stellen wir sicher, dass Zusammenarbeit funktioniert, obwohl die Situation angespannt ist?
Zeitarbeit ist in der Krise nicht der Feind. Ungeführte Dynamik ist der Feind.
Übergaben begleiten: Pflichtprogramm in der Not
In Zeiten großer Not ist die Begleitung der Übergaben für Sie als Führungskraft Pflichtprogramm.
Warum? Weil Kolleg*innen oft mehr erzählen als dokumentieren.
Wenn Sie Übergaben begleiten, bekommen Sie direkt mit:
Was muss noch erledigt werden?
Wo besteht Nachsteuerungsbedarf?
Welche Risiken tauchen gerade auf?
Und ja – das betrifft besonders die Themen, die in instabilen Teams häufig nicht komplikationslos laufen:
Bestellung von Krankentransport
Vorbereitung von Einweisungen
Arztbegleitungen
Abstimmung von Begleitungen
Angehörige informieren
Transportschein liegt nicht vor
„Das hat keiner auf dem Schirm gehabt“
Je mehr Kolleg*innen im Dienst sind, die nicht mit dem Haus verbunden sind, desto höher ist das Risiko, dass solche Dinge „durchrutschen“. Nicht aus böser Absicht – sondern weil niemand die Gesamtverantwortung gefühlt trägt. Und genau deshalb tragen Sie sie strukturell.
Fazit: Zeitarbeit funktioniert nur mit Prozessen – und die Verantwortung liegt bei der Führung
Wenn Sie auf Zeitarbeit zurückgreifen müssen, dann etablieren Sie dafür entsprechende Prozesse. Sonst steuern Sie durch die Krise im Nebel.
Ich habe mir für solche Fälle immer eine Checkliste erstellt, damit ich nichts vergesse. Denn am Ende hängt es von Ihrer Führung ab, wie stabil Sie durch diese Zeiten kommen.
Praxis-Checkliste: Zeitarbeit in der Krise stabil führen (für Ihre Mappe)
Damit Sie im Ernstfall „zugreifen“ können, hier die Struktur als Checkliste – genau für Ihre Einsatzmappe:
A) Vor dem Dienststart
Zeitarbeit im Dienstplan mit Name & Qualifikation eingetragen
Zeitarbeit im Dokumentationssystem mit Name & Qualifikation angelegt
Tourenplanung vorhanden oder Laufzettel vorbereitet
Hinweise zu Versorgungssituationen je Bewohner*in sichtbar (Tour/Laufzettel)
Kittelzettel (A5, laminiert) bereit: Sturz / Wunde / Arzt / KH-Einweisung
Handschriftliche Nachweise: Handzeichenliste vorbereitet und ergänzt
Onboarding-Rollen geklärt: Wer empfängt, wer übergibt, wer erklärt, wer kontrolliert
Mappe liegt bereit (am besten mehrfach vorbereitet)
B) Während des Einsatzes (Qualitätssicherung)
Chefsache-Bewohner*innen definiert (Wunden, neu, KH-Rückkehr, Sturz)
Übergabezettel mit Ankreuzsystem im Einsatz
Ablage nur für Leitung: Zettel täglich verpflichtend ablegen („nichts los“ zählt auch)
Abgleich Übergabezettel ↔ Dokumentation (täglich oder mindestens engmaschig)
Rundgang / direkte Rückfrage bei Zeitarbeit: „Was war? Was offen?“
Übergaben begleiten (weil dort Infos fallen, die nicht dokumentiert werden)
Teamkommunikation führen: Haltung & Erwartungen klar – keine Abwertung dulden
Wenn Sie Zeitarbeit wirklich stabil managen wollen
Wenn Sie solche Strategien nicht nur lesen, sondern in Ihrer Einrichtung praktisch umsetzen wollen, dann lassen Sie uns sprechen. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir gemeinsam:
wo Ihre größten Risiken im Zeitarbeitseinsatz aktuell liegen,
welche Systeme Ihnen sofort Stabilität geben (Touren, Onboarding, Dokumentation, Führungsroutinen),
und wie Sie Versorgungssicherheit und Prüffähigkeit auch in kritischen Phasen belastbar absichern.
Im Gespräch lernen Sie außerdem mein Hybridprogramm Nordsternstrategie® – Umbruch Pflege kennen: eine Kombination aus klaren Umsetzungsschritten, praxiserprobten Vorlagen, begleitendem Coaching und Transfer in Ihren Einrichtungsalltag – damit aus Einzelmaßnahmen ein stabiler Führungs- und Qualitätsstandard wird.
👉 Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, wie Sie Zeitarbeit strukturiert führen, Ihr Team entlasten und Ihre Qualität auch in Krisenzeiten sauber steuern.
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