Stationäre Tourenplanung in 7 Schritten – Umsetzung nach der Nordsternstrategie Umbruch – Pflege ®
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Aktualisiert: vor 1 Tag
Aktualisiert am: 25.10.2025
Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI verlangt mehr als zusätzliche Köpfe: Sie verlangt verlässliche Abläufe, eine kompetenzorientierte Zuordnung der Aufgaben und eine sichtbare Tagessteuerung im Wohnbereich. Die Nordsternstrategie® Umbruch – Pflege übersetzt diesen Anspruch in sieben klare Schritte – von der Analyse und Rollenklärung bis zur stabilen Steuerung mit Fix- und Flex-Leistungen sowie einem belastbaren Ausfallmanagement. In diesem Leitfaden zeige ich, wie Sie Schritt für Schritt von der Theorie in die Umsetzung kommen – messbar, verlässlich und teamtauglich.
Kurz-Definitionen
Stationäre Tourenplanung {#definition-tourenplanung}
Strukturiert Leistungen, Zeiten und Zuständigkeiten entlang von Kompetenzen (Qualifikationsniveaus) und Bewohnerbedarfen. Sie überführt verplante Maßnahmen aus der Pflegeprozessplanung in die tägliche Arbeitsoberfläche und schafft verlässliche, individualisierte Abläufe im Wohnbereich.
Nordsternstrategie Umbruch – Pflege ® {#definition-nordsternstrategie}
Praxisnahes Umsetzungskonzept mit sieben klaren Schritten: von Teilanalysen und Rollenverständnis über Sichtbarkeit in der Tourenplanung bis zum Ausfallmanagement – fachlich kompatibel mit § 113c SGB XI.
Micro-Snippet (Featured-Snippet-Ziel): Die Nordsternstrategie Umbruch- Pflege übersetzt § 113c SGB XI in sieben Schritte: Analyse, Rollen, Übergaben, Tourenlayout, Dienstplanung, Pilot & Go-Live, Stabilisierung. Fix/Flex-Leistungen, klare Zuständigkeiten und Ausfallmanagement machen Abläufe verlässlich, messbar und teamtauglich – sichtbar in der Tourenplanung.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1:
Den Nordstern finden – Analyse & Team-Kompetenzen {#schritt-1-analyse}
Am Anfang steht das Zielbild:
Was soll Ihre Tourenplanung im Alltag leisten – für Bewohnerinnen und Bewohner, für Pflegequalität und für verlässliche Abläufe? Darauf aufbauend erfassen wir Leistungen und Spitzenzeiten je Schicht, machen den Qualifikationsmix (QN) sowie Kompetenzen im Team sichtbar und benennen Entwicklungsbedarfe.
Parallel prüfen wir, welche Persönlichkeit auf welche Schlüsselrolle passt: Tagessteuerung durch die/den Tourenmanager:in, Verantwortung in der Teamleitung, Entlastung durch ein SWAT-Team Team bei Engpässen. Die Nettoarbeitszeit legen wir offen (Soll/Ist) und machen sie für die Besetzung nutzbar.
Ihr Analysesystem setzen Sie von Beginn an praktisch ein: Wir definieren verschiebbare Tätigkeiten mit klaren Zeitfenstern, legen Dokumentationspunkte fest und vereinbaren Auslöser für Störungen.
Gilt etwa: Fehlen mehr als zwei Pflegekräfte, greifen vordefinierte Anpassungen – Flex-Leistungen werden verlegt, das SWAT-Team wird aktiviert, Touren werden gebündelt und Aufgaben nach Qualifikationsniveau neu zugeordnet.
Ergebnis: ein tragfähiges Fundament aus Lagebild, besetzten Rollen und einer Ausfalllogik, die im Alltag ohne Umwege wirkt.
Schritt 2:
Führung stärken – Haltung, Werkzeuge und Teamphasen {#schritt-2-fuehrung}
Hier geht es um Sie als Leitung:
Sie setzen den Rahmen, damit Tourenplanung nicht Theorie bleibt. Wir klären Leitbild, Erwartungen und Rolle im Alltag – sichtbar, berechenbar, vorbildlich.
Dazu gehört ein Mindset, das beides kann: klare Kante bei Regeln und echte Unterstützung bei Lernschritten. Mitarbeitende erwarten heute Transparenz, Planbarkeit und Entwicklung;
Sie geben genau das – ohne Weichzeichner.
Eine gelebte Fehlerkultur heißt: Abweichungen früh benennen, sachlich einordnen, in Verbesserungen überführen. Wir trennen Schuldzuweisung von Verantwortung, sichern einen geschützten Meldeweg und richten kurze Lernrituale ein (z. B. wöchentlich: „Was lief schief – was machen wir morgen anders?“). Entscheidend ist Verlässlichkeit: Was als Regel vereinbart wurde, gilt – und wird in Übergaben kurz erinnert.
Blockaden begegnen Sie strukturiert.
Wir unterscheiden Unklarheit, Überforderung, Statussicherung und Widerstand. Ihr Gesprächsleitfaden folgt vier Schritten:
Zielbild schildern, beobachtetes Verhalten benennen, Wirkung auf Bewohner:innen/Team erklären, Erwartung & Unterstützung anbieten – mit Termin und Konsequenz.
Wo nötig, üben wir die konfrontative Ansprache: kurz, sachlich, Ich-Botschaft, Entscheidung.
Die Führungstools richten wir am Projektverlauf aus.
In der Startphase sorgen Sie für Auftragsklarheit, einen festen Kommunikationsplan und eine pünktliche Lagebesprechung am Morgen.
In der Einführung führen Sie straffe Besprechungen, nutzen eine sichtbare Kennzahlentafel und dokumentieren Abweichungen kurz. In der Stabilisierung etablieren Sie einen monatlichen Rückblick mit Ursachenanalyse und beschließen wenige, aber verbindliche Maßnahmen – bis Wirkung eintritt.
Ihre Teamphasen begleiten Sie bewusst: Orientierung (Ruhe und Richtung), Auseinandersetzung (Konflikte moderieren, Regeln durchsetzen), Ordnung (Standards festigen), Leistung (Verantwortung abgeben, Erfolge sichtbar machen). Damit Entwicklung nicht zufällig bleibt, nutzen wir ein Stärkenprofil: Wer braucht welches Coaching, wer ist bereit für eine Schlüsselrolle, wer benötigt Entlastung?
Ergebnis: Ein klarer Führungsleitfaden für den Alltag, Gesprächsvorlagen für Einwand und Widerstand, ein Plan für Lernrituale und Rückblicke – plus ein Stärkenprofil, das Einsatz und Entwicklung verlässlich steuert.
Schritt 3:
Praktische Aspekte der Tourenplanung {#schritt-3-praxis}
Ihre Tourenplanung muss auf einen Blick verständlich sein:
klares Layout mit Legende, eindeutig markierten Fix-Leistungen und Flex-Leistungen samt zulässigen Zeitfenstern. (Aufgaben, Zeiten, Zuständigkeit).
Sensible Angaben bleiben datenschutzkonform – nur das, was für die Steuerung nötig ist.
Als Leitung setzen Sie den Rahmen und halten die Linie: Regeln werden schriftlich erklärt, Feedbackgespräche geführt, Abweichungen zügig entschieden und kurz dokumentiert. „Schattenpläne“ werden unterbunden, Vertretungsketten sind benannt; der Standard ist Hausregel – und wird in der Übergabe erinnert.
Im Umgang mit Fix/Flex gilt: Fix vor Flex. Flex-Leistungen werden nur innerhalb der festgelegten Fenster verlegt, jede Änderung wird vermerkt, der Plan sofort aktualisiert und im Team kommuniziert. So bleibt die Versorgung verlässlich und transparent.
Für die ersten Tage empfiehlt sich ein fester Startablauf: morgens 15 Minuten Lagebesprechung an der Tourenplanung, Auswertungen an Tag 3 und Tag 7, ein sichtbarer Eskalationsweg und ein SWAT-Team. Rückmeldungen fließen gesammelt in die Auswertung – nicht in die Flurkommunikation.
Merksatz: Klare Darstellung + Führungsritual + „Fix vor Flex“ + definierter Startplan = jede Störung wird priorisiert.
Schritt 4:
Ausfallmanagement – damit Ihre Tourenplanung auch bei Gegenwind trägt {#schritt-4-ausfallmanagement}
Tourenplanung darf kein Schön-Wetter-Instrument sein.
In diesem Schritt legen wir ein klar geregeltes Ausfallmanagement fest: Auslöser (z. B. „mehr als zwei Pflegekräfte fehlen“), Eskalationswege und Verantwortlichkeiten.
Leistungen werden verbindlich klassifiziert in Fix-Leistungen (nicht verschiebbar, z. B. medizinisch notwendige Maßnahmen) und Flex-Leistungen (verschiebbar innerhalb festgelegter Zeitfenster). So steuern Sie Engpässe ohne Qualitätsverlust – strukturiert, transparent, rechtssicher.
Kern ist die Kennzahlenarbeit:
Wir bestimmen wenige, aussagekräftige Kennzahlen (z. B. Einspringquote, Ausfallstatistik) und legen Schwellwerte fest, ab denen Maßnahmen automatisch greifen.
Parallel integrieren Sie Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM), Rückkehrgespräche und kurze Zufriedenheitsabfragen – nicht als Extra, sondern als Teil der Stabilitätslogik: Prävention, Rückkehr und Bindung werden planbar.
Zum Abschluss entsteht Ihr Phasenplan Ausfallmanagement:
Er hält fest, welche Leistungen verschiebbar sind, welche nicht, welche Rollen (Tourenmanager:in, Teamleitung, SWAT-Team) wann aktiv werden, wie Kommunikation in der Schicht und Richtung Angehörige verläuft und welche Unterstützungsangebote genutzt werden.
Ergebnis: Ihre Einrichtung reagiert nicht mehr ad hoc, sondern nach Plan – messbar, verlässlich, teamtauglich.
Schritt 5:
Qualifizierung & Interventionsplan – Fachkräfte wirksam einsetzen und binden {#schritt-5-qualifizierung}
Hier richten wir den Blick auf die wertschöpfende Arbeit der Pflegefachkräfte mit einer zusätzlichen Ausbildung (QN5).
Aus der Pflegeprozessplanung leiten wir ab, wo Fachkompetenz den Unterschied macht, und koppeln dies an einen Fortbildungs- und Qualifizierungsfahrplan. Ziel ist, dass Pflegefachkräfte – insbesondere auf höherem Qualifikationsniveau (QN5) – gezielt dort eingesetzt werden, wo komplexe Einschätzung, Anleitung und Pflegeinterventionen gefragt sind: bei anspruchsvollen Interventionen, fachlicher Begleitung im Wohnbereich, Gesprächen mit Angehörigen und Ärztinnen/Ärzten sowie in Einarbeitung und Supervision.
Dafür bauen wir ein Schnittstellenmanagement auf, das trägt: klare Zuständigkeiten zwischen Pflege, sozialer Betreuung und Hauswirtschaft; feste Schnittstellenbesprechungen; kurze Wege für Entscheidungen.
Die Tourenplanung bildet diese Struktur sichtbar ab: Fachkräfte werden bewusst eingesetzt; Assistenz- und Serviceleistungen sind so verteilt, dass Fachkompetenz nicht mit Routinetätigkeiten belegt wird.
Der Umbruch-Interventionsplan macht dies handhabbar. Er verbindet konkrete Pflegeinterventionen mit verantwortlichen Rollen, Zeitfenstern und Leistungserbringung – und legt fest, wann die Fachkraft anleitet, selbst übernimmt oder eskaliert. So entsteht ein verlässlicher Rahmen, in dem ambitionierte Pflegefachkräfte (QN5) sichtbar gestalten, ihr Wissen weitergeben und Erfolg erleben.
Das stärkt Qualität, reduziert Umplanungen und bindet Leistungsträger an Ihr Haus.
Merksatz: Fachkräfte steuern, Assistenz entlastet, die Planung macht es sichtbar.
Schritt 6:
Qualitätsmanagement einbeziehen – Kennzahlen steuern den Alltag, nicht nur den Bericht {#schritt-6-qualitaet}
Hier wird Ihr Qualitätsmanagement vom Prüfinstrument zum Steuerungshebel. Die/der Qualitätsbeauftragte wirkt im Prozess: Sie/Er liest relevante Kennzahlen im Soll-Ist-Abgleich, erkennt Prozessbrüche früh und spielt konkrete Anpassungen in die Tourenplanung zurück.
Ergebnis: kurze Reaktionszeiten statt langer Nacharbeiten.
Damit das greift, definieren Sie rote Linien: Ab welchen Schwellenwerten wird gehandelt, wer entscheidet, und bis wann ist die Abweichung abgestellt?
Die/der Qualitätsbeauftragte fungiert als Alarmgeber: laufen Pflegeprozesse nicht, rutschen Kennzahlen ab oder stagniert das Schnittstellenmanagement, löst sie/er den Alarm aus, priorisiert mit der Leitung Maßnahmen (Fix vor Flex, SWAT-Team, Anpassung von Zuständigkeiten) und dokumentiert die Wirkung bis zur Entwarnung.
Wo die Kennzahl wiederholt kippt, schließen Sie die Lücke strukturell: anderes Zeitfenster, klarere Verantwortlichkeiten, schlankere Dokumentation, Training in der direkten pflegerischen Versorgung. Qualitätsarbeit wird so sichtbare Routine mithilfe der Tourenplanung.
Nutzen: Neue Prozesse halten, auch wenn der Alltag von der Routine abweicht – und das tut er fast täglich. Qualität wird nicht „gemessen und abgeheftet“, sondern gesteuert: mit klaren Schwellen, kurzen Wegen, eindeutigen Zuständigkeiten und einer Tourenplanung, die auf Veränderungen planbar reagiert.
Schritt 7:
Bezugspflege wirksam umsetzen – Beziehung sichern, Funktionspflege gezielt einsetzen {#schritt-7-bezugspflege}
Bezugspflege stiftet Verlässlichkeit: eine feste, bekannte Ansprechperson, die den Menschen kennt, Entwicklungen sieht und Pflegeprozesse zusammenhält. Damit diese Beziehungsarbeit alltäglich gelingt, trennen wir klar zwischen Bezugspflege und Funktionspflege. Funktionspflege ist kein Makel – sie hat ihren Platz, wenn diese in den richtigen Qualifikationsniveau gebunden ist. Entscheidend ist, wann sie genutzt wird und wie die Beziehung dabei gesichert bleibt.
Im Alltag bedeutet das: Jede Bewohnerin und jeder Bewohner hat benannte Bezugspflegefachkräfte und ist einem Mikroteam zugeordnet. Diese Zuordnung ist sichtbar – in der Tourenplanung, in der Leistungserbringung und in der Dokumentation.
Die Bezugspflegekraft plant den Pflegeprozess vorausschauend und legt Fix- sowie Flex-Leistungen so fest, dass Beziehung erlebbar bleibt. Muss ein Pflegeexperte (QN5) für bestimmte Pflegeinterventionen übernehmen, bleibt die Bezugspflegekraft fachlich verantwortlich:
Ziele prüfen, Prioritäten setzen, Abweichung kurz dokumentieren.
Das Mikroteam sichert Kontinuität und überwacht die aktuellen Pflegebedarf und teilt Informationen gezielt mit, so dass diese Informationen in der Tourenplanung aufgenommen werden können. In der Tourenplanung ist das Mikroteam erkennbar (Kennzeichen am Plan, kurze Legende), damit im Tagesgeschäft ohne Nachfragen klar ist, wer fachlich führt.
So bleibt der Grundsatz gewahrt:
Bezug zuerst, Funktion gezielt. Funktionspflege wird im richtigen QN-Niveau eingesetzt.
FAQ {#faq}
Was ist „stationäre Tourenplanung“ – kurz erklärt?
Sie ordnet Leistungen, Zeiten und Zuständigkeiten nach Kompetenzen (QN) und Bewohnerbedarfen. So werden Maßnahmen aus der Pflegeplanung sichtbar gesteuert: verlässlich im Wohnbereich, mit klaren Übergaben und festen Zeitfenstern.
Wie starte ich richtig (Schritt 1 – Analyse/Nordstern)?
Zielbild klären, Leistungen und Spitzenzeiten erfassen, QN-Mix und Kompetenzen sichtbar machen, Rollen besetzen (Tourenmanager:in, Teamleitung, SWAT- Team). Verschiebbare Tätigkeiten mit Flexi-Leistungen festlegen; Nettoarbeitszeit für die Besetzung nutzbar machen.
Wie funktioniert ein belastbares Ausfallmanagement?
Klare Auslöser (z. B. „mehr als zwei Pflegekräfte fehlen“), Fix vor Flex, Verlegungen innerhalb festgelegter Zeitfenster, vorab definierte Maßnahmen, Zuständigkeiten, Eskalationswege; das SWAT- Team wird gezielt aktiviert.
Welche Führungsarbeit braucht die Einführung?
Regeln sichtbar machen, Besprechungen pünktlich und straff führen, Abweichungen kurz entscheiden und dokumentieren. Fehlerkultur leben, klare Gespräche bei Blockaden, fester Kommunikationsrhythmus (täglich/wöchentlich/monatlich).
Wie bleibt Bezugspflege erhalten?
Bezugspersonen (mit Stellvertretung) sind benannt und sichtbar; Mikroteams sichern Kontinuität und beobachten Veränderungen. Funktionspflege wird bewusst, begrenzt und im richtigen QN-Niveau eingesetzt.
Autorin
Nicole Böldt – Entwicklerin der Nordsternstrategie Umbruch – Pflege®. Begleitet stationäre Einrichtungen bei der Umsetzung von § 113c SGB XI: kompetenzorientierte Tourenplanung, klare Besprechungslogik, tragfähiges Ausfallmanagement.
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