Teilanalysen als Routine: Dein einfacher Loop für jeden Dienst – ohne Wissenschaft, aber mit Wirkung

Du brauchst kein Forschungsinstitut, um den Alltag in den Griff zu bekommen. Du brauchst ein wiederholbares System, das ihr jeden Tag kurz nutzt, jede Woche bündelt und jeden Monat schärft. Nenn es „Loop“ oder „Kreislauf“ – Hauptsache, es läuft. Hier ist die praxisfeste Version: beobachten, besprechen, beschließen, sichtbar machen, nachfassen. Immer wieder. Kurz. Klar. Wirksam.

Der tägliche Loop mithilfe der Teilanalysen

Morgens um sieben entscheidet ihr, wie der Tag wirklich wird – nicht der Dienstplan von gestern.

Ihr startet mit einem Mini-Check von fünf Minuten im Teamraum:

Was ist heute anders als geplant?

Wer fehlt?

Wo ist Luft?

Danach trefft ihr eine Entscheidung pro Thema, statt zehn Baustellen aufzumachen.

Das Ergebnis landet sofort sichtbar an eurer Magnettafel:

„So fahren wir heute.“

Warum so knapp? Weil kurze, klare Entscheidungen den Trubel herausnehmen. Wer täglich klein nachsteuert, muss später nicht groß reparieren.

Die sechs Standard-Teilanalysefelder

Besetzung & Ausfall.

Hier zählt die ehrliche Lage: „Mehr als zwei Pflegekräfte im Frühdienst fehlen“ bedeutet für euch automatisch eine angepasste Tourenstruktur.

Ihr schreibt die Regel einmal fest – und wendet sie jeden Tag an. Der Ausfall betrifft die Pflege und ihre Leistungen, nicht automatisch den ganzen Wohnbereich.

Dort anpassen, wo es strukturell Sinn macht.

Tourenstabilität.

Ihr schaut auf zwei Fragen:

Bleiben die Touren im Takt?

Und wo reißen sie?

Wenn die Medgabe pünktlich ist, aber ständig Material fehlt, liegt das Problem nicht in der Medgabe.

Dann justiert ihr bei der Logistik – nicht bei den Menschen.

QM-/SIS-Tage mit Teilanalysen sichern

„Insel der Glückseligkeit“ ist schön – aber nicht zufällig.

Legt verbindlich fest, wann Pflegefachkräfte ihren QM- oder SIS-Tag nehmen können und ab welcher Besetzung es nicht mehr geht.

Beispiel für eine Hausregel: „QM-/SIS-Tag ist freigegeben, wenn die Besetzung planmäßig ist und die Tagesampel auf Grün steht.

Bei mehr als zwei Ausfällen im Bereich der Pflege (nicht im Wohnbereich) wird er verschoben – Entscheidung durch WBL bis 08:00 Uhr.“

Das klingt profan, ist aber die halbe Miete, weil niemand mehr rätseln muss.

Material & Logistik.

Ihr prüft vor dem Start der Tourenplanung:

Sind Lager identisch sortiert?

Sind Mindestbestände aufgeführt?

Sind Pflegewagen komplett und in ausreichender Menge?

Wenn hier etwas wackelt, wackelt später die ganze Tourplanung. Erst Wege kürzen, dann Wunder erwarten.

Kommunikation & Telefon.

Wer ist heute „Schnittstelle Klingel/Telefon“?

Wenn „alle“ zuständig sind, ist am Ende niemand zuständig. Ihr ernennt eine Person pro Dienst und tragt sie an der Magnettafel ein. Fünf Sekunden Aufwand, fünfzig Minuten weniger Unterbrechungen.

Qualität & Risiken.

Drei Dinge reichen als täglicher Puls:

Pünktlichkeit der Medgabe, dokumentierte Mobilisation, offene Maßnahmen aus dem Vortag.

Wenn eines davon rot ist, entscheidet ihr sofort, wo ihr heute Gegenkraft reinlegt – nicht morgen.

So regelst du QM- und SIS-Tage transparent

Mach’s wie beim Parken: Klare Schilder, keine Diskussion.

Ihr definiert ein Fenster („dienstags bis donnerstags“, „zwischen 08:30–12:00 Uhr“), eine Freigabeinstanz (WBL oder Tourenmanager*in bis 08:00 Uhr) und eine Sperre („bei >2 Ausfällen in der Pflege“).

Steht die Entscheidung, wandert sie sichtbar an die Tafel. Niemand fragt mehr: „Darf ich heute?“ – alle wissen’s.

Beispiel aus dem Alltag: Wohnbereich 1 vs. Wohnbereich 2

Wohnbereich 1 hat zwei Ausfälle, Wohnbereich 2 ist die „Insel“. Früher hättet ihr stundenlang telefoniert. Heute geht’s in drei Sätzen:

1. Tagesampel WB1 springt auf Gelb → verschiebbare Leistungen wandern in den Nachmittag, Telefon-Schnittstelle wird klar zugewiesen, eine Tour wird gekürzt.

2. Der QM-Tag in WB2 bleibt freigegeben – aber mit Rückfallebene: „Wenn WB1 bis 10:00 Uhr weiter auf Gelb bleibt, ziehen wir 2 Stunden aus WB2 rüber – QM-Tag verschiebt sich auf nächste Woche, Entscheidung jetzt sichtbar an der Tafel.“

3. Um 13:30 Uhr kurzer Nachfasspunkt:

Hat die Anpassung gereicht?

Wenn ja, Tafel auf Grün. Wenn nein, individuelle Nachsteuerung für den Spätdienst.

Warum klappt das? Weil ihr vorher Regeln mithilfe der Teilanalysen definiert habt – und heute nur noch anwendet, statt neu zu diskutieren.

Rollen, Zeiten, Sichtbarkeit

Die Tourenmanager*in entscheidet tagesaktuell, die Wohnbereichsleitung hält den Rahmen, und die PDL sichert, dass Hausregeln Hausregeln bleiben.

Der Tages-Loop dauert morgens fünf Minuten und nachmittags drei.

Einmal pro Woche gibt’s einen 20-Minuten-Blick auf Muster:

Wo reißen Touren immer?

Welche Leistungen rutschen ab?

Wer braucht Unterstützung?

Einmal im Monat zieht ihr ein kurzes Resümee:

Was bleibt als neue Regel, was fliegt raus, was testen wir neu?

Alles, was ihr entscheidet, ist sofort sichtbar: Magnettafel, kurzer Aushang, klarer Eintrag im Planungsraum. Sichtbarkeit ist kein Deko-Thema – sie spart Nachfragen und verhindert Missverständnisse.

Oder wie wir sagen: „Die Magnettafel ist kein Fitnessgerät. Bitte nicht heben – nur lesen und aktualisieren.“

Warum das System wirkt

Es ist klein genug, um jeden Tag zu funktionieren, und klar genug, um Stress aus Entscheidungen zu nehmen. Ihr analysiert nicht, ob ihr überfordert seid, sondern wo die Überforderung entsteht – und legt genau dort die Hand an. Täglich. Wöchentlich. Monatlich.

Keine Wissenschaft, keine Romane, nur Routine.

Und wenn Wohnbereich 2 wieder zur Insel der Glückseligkeit wird, gönnt euch ein Lächeln – nicht, weil ihr Glück hattet, sondern weil euer System getragen hat.