Vom Chaos zur Steuerbarkeit: Fallarbeit aus der Praxis – Einspringerdienste drastisch reduziert
- 15. Dez.
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert am: 25.10.2025
Wenn Einspringen zur Normalität wird, ist das kein „Personalproblem“.
Es ist ein Steuerungsproblem.
In vielen Einrichtungen kippt die Situation schleichend: Erst sind es einzelne Dienste, die „mal eben“ abgedeckt werden. Dann wird es zur Gewohnheit. Und irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem Mitarbeitende nicht mehr planen – sondern nur noch reagieren.
Das Ergebnis ist immer ähnlich: Frust, Fluktuation, krankheitsbedingte Ausfälle, sinkende Qualität – und eine Leitung, die gefühlt nur noch Brände löscht.
In einem unserer Projekte lag die Einspringerquote zeitweise bei über 158 Tagen. Klingt nach Ausnahme – ist aber in vielen Häusern leider Realität.
Die gute Nachricht: Wir konnten die Einspringerdienste um über 50% reduzieren – auf 70 Tage. Und zwar nicht durch „mehr Druck“, nicht durch „noch einen Appell ans Team“ und auch nicht durch vermehrten Einsatz von Fremdpersonal – sondern durch Tourenplanung als Betriebssystem: Struktur, Transparenz, klare Rollen und bessere Vernetzung.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was wir konkret gemacht haben – Schritt für Schritt – und warum es funktioniert hat.
Kurz-Definitionen
Einspringerdienste (Praxisdefinition) {#definition-einspringen}
Einspringerdienste sind ungeplante Dienstübernahmen zur kurzfristigen Abdeckung von Ausfällen. Sie werden zum Risiko, wenn sie nicht mehr Ausnahme sind, sondern als Standard die Tagessteuerung ersetzen.
Tourenplanung als Betriebssystem {#definition-betriebssystem}
Tourenplanung als Betriebssystem bedeutet: Die Planung ist nicht „ein Plan an der Wand“, sondern die Arbeitsoberfläche, über die Aufgaben, Zeiten, Zuständigkeiten, Kommunikation und Prioritäten im Alltag geführt werden – inklusive Ausfalllogik.
Micro-Snippet (Featured-Snippet-Ziel)
Einspringerdienste lassen sich um über 50% reduzieren, wenn Tourenplanung als Betriebssystem genutzt wird: Springer-Touren statt Ad-hoc, klare Rollen, strukturierte Vernetzung, Rückkehrgespräche & BEM sowie standardisierte Kommunikation senken Unplanbarkeit und stabilisieren den Alltag.
Inhaltsverzeichnis
Die Ausgangslage: „Wir verlieren unsere Leute – und wir verlieren die Steuerung“ {#ausgangslage}
Die Einrichtung hatte typische Krisen-Symptome:
Einspringen als Standard
hohe Unplanbarkeit im Alltag
ständige Umverteilung von Aufgaben
Reibung zwischen Bereichen
Leitungskräfte, die kaum noch Zeit für Führung hatten
Teams, die „Beziehungsarbeit“ als letzten Halt sehen – und gleichzeitig daran kaputtgehen, weil alles andere instabil ist
Genau hier liegt der Kern: Wenn die Struktur wackelt, wird Beziehungsarbeit zum Luxus – und Einspringerdienste zum Alltag.
Und das überfordert jede Beziehung. Egal, wie gut ein Team ist.
Der Turnaround-Ansatz: Tourenplanung nicht als Plan – sondern als Kommunikations- und Steuerungsinstrument {#turnaround}
Viele denken bei Tourenplanung an „feste Wege“ oder „Abläufe“. In Krisen ist Tourenplanung etwas anderes:
Tourenplanung ist ein System, das Verantwortung, Kommunikation, Prioritäten und Schnittstellen sichtbar macht. Und damit wird sie zur Grundlage für Entlastung.
Unser Ziel war nicht „Perfektion“. Unser Ziel war: Steuerbarkeit zurückholen – schnell – ohne das Team zu überfahren.
Hebel 1: Aufbau von Springer-Touren statt Ad-hoc-Einspringen {#hebel-1}
Das größte Missverständnis in vielen Häusern lautet: „Einspringen lässt sich nicht planen.“
Doch. Nicht im Detail – aber im Prinzip.
Wir haben Springer nicht mehr als „Feuerwehr“ eingesetzt, sondern als definierten Baustein:
Springer-Touren mit klaren Aufgabenpaketen
Abgrenzung: Was ist Pflicht? Was ist verschiebbar?
klare Übergabepunkte, damit Springer nicht „alles“ übernehmen müssen
feste Kommunikation: Wer steuert den Springer? Wer priorisiert?
Effekt: Die Einrichtung konnte Einspringen aus dem Chaos holen. Und sobald Einspringen nicht mehr völlig willkürlich ist, sinkt automatisch der Bedarf.
Hebel 2: Vernetzung zwischen den Bereichen – ohne die Wohnbereiche aufzulösen {#hebel-2}
Viele Häuser haben Vernetzung im Kopf, aber nicht im System. Das führt zu zwei Extremen:
Jeder Bereich macht seins → Silos, Reibung, Informationsverlust
Alle helfen überall → Unklarheit, Überforderung, Beziehungsarbeit ist nicht mehr möglich. Bewohnerinnen müssen sich an ständig neues Personal gewöhnen – und Kolleginnen können nicht mehr in ihren Teams arbeiten.
Die Lösung ist nicht „mehr Hilfsbereitschaft“, sondern eine saubere Vernetzung:
Schnittstellen sichtbar gemacht (wann, wie, womit)
eine Tourenplanung, die über beide Wohnbereiche organisiert ist
Verantwortlichkeiten konkret definiert
kleine, feste Informationswege statt ständiger Zurufe
klare Regel: Hilfe ja – aber mit klaren Absprachen
Effekt: Die Teams konnten zusammenarbeiten, ohne dass einzelne Bereiche dauerhaft „bluten“ oder aufgelöst wurden.
Hebel 3: Rückkehrgespräche und BEM als Führungsinstrument – nicht als Pflichtprogramm {#hebel-3}
In Krisen wird Krankheit oft nur organisatorisch behandelt: „Wie kriegen wir die Schicht abgedeckt?“
Wir haben den Fokus gedreht:
Rückkehrgespräche als Frühwarnsystem und als echte Wertschätzung
BEM als stabiler Prozess – nicht erst „wenn es gar nicht mehr geht“
klare Rollen: Wer führt Gespräche? Wer dokumentiert? Wer entscheidet Maßnahmen?
Verbindung zur Tourenplanung: Was muss im Alltag angepasst werden, damit Rückkehr möglich ist? Absprachen aus Rückkehrgesprächen werden über die Tourenplanung alltagstauglich integriert – und bleiben nicht bloß Versprechungen.
Effekt: Ausfälle wurden nicht nur „verwaltet“, sondern in ihrer Ursache besser verstanden – und in der Organisation sichtbar adressiert.
Hebel 4: Kommunikation im Haus – über die Tourenplanung standardisiert {#hebel-4}
„Wir müssen besser kommunizieren“ ist eine der häufigsten Aussagen in Einrichtungen.
Die Wahrheit: Kommunikation wird nur besser, wenn sie eine Struktur bekommt.
Tourenplanung hat hier wie ein Kommunikationsrahmen gewirkt:
Wer gibt welche Infos an wen – wann?
Was ist ein Standard-Update, was ist Ausnahme?
Welche Besprechungen sind Pflicht, welche werden in der Krise pausiert?
Wie wird eine Tourenänderung kommuniziert, ohne drei Leute gleichzeitig zu triggern?
Effekt: Weniger Reibung. Weniger Missverständnisse. Mehr Ruhe.
Der wichtigste Messpunkt: Zufriedenheit steigt, weil Abläufe transparent sind {#messpunkt}
Am Ende zählt nicht nur „weniger Einspringen“. Es zählt, ob der Alltag für die Menschen wieder machbar wird.
Und genau das zeigte sich in der Zufriedenheitsabfrage:
„Abläufe sind transparenter.“
„Es gibt klare Aufgabenverteilung.“
„Wir haben eine bessere Organisation.“
Das ist der Punkt, an dem ein Haus aus dem Krisenmodus rauskommt: Wenn Mitarbeitende nicht mehr permanent interpretieren müssen, was heute gilt.
Warum das funktioniert (und warum es nicht gegen Beziehung arbeitet) {#warum}
Viele Leitungen haben Angst: „Wenn wir strukturieren, verlieren wir Mitarbeitende.“
In Wahrheit ist es andersherum: Struktur schützt Beziehung und fördert die Zufriedenheit – wenn sie klar kommuniziert wird und Beziehungen erhalten bleiben: die Beziehungen zu den bekannten Bewohnenden und im Team.
Was Sie daraus für Ihre Einrichtung mitnehmen können {#mitnehmen}
Wenn Ihr Haus gerade im Krisenmodus läuft, sind drei Dinge entscheidend:
Steuerbarkeit vor Perfektion
Rollen und Regeln vor Appellen
Kommunikationsstruktur vor „wir müssen mal reden“
Die Nordsternstrategie® setzt genau dort an: Tourenplanung als Betriebssystem – nicht als Papierplan und nicht als zusätzliche Belastung.
Wenn Sie wissen wollen, ob das bei Ihnen auch möglich ist {#cta}
Ich arbeite am liebsten mit Einrichtungen, die gerade wirklich Druck haben. Nicht, weil Krise „schön“ ist – sondern weil dort Entscheidungen und Veränderungen möglich sind und Wirkung schneller sichtbar wird.
Wenn Sie wollen, schauen wir gemeinsam in einem kurzen Erstgespräch:
Wo entsteht bei Ihnen der Einspringer-Sog?
Welche 2–3 Hebel würden in 30 Tagen die größte Entlastung bringen?
Was müsste in Tourenplanung und Kommunikation minimal stehen, damit Sie wieder steuerbar werden?
👉 Wenn Sie Interesse haben, schreiben Sie eine Nachricht oder antworten Sie einfach auf diese E-Mail.
FAQ {#faq}
Kann man Einspringen wirklich reduzieren, ohne mehr Personal einzustellen? Ja – sobald Einspringen nicht mehr „zufällig“ passiert, sondern über Springer-Touren, klare Prioritäten und definierte Rollen gesteuert wird, sinkt der Bedarf oft spürbar.
Was ist der schnellste erste Schritt, wenn bei uns alles brennt? Ein klares Tagessteuerungsritual mit Verantwortlichkeit (Wer priorisiert? Wer entscheidet?) plus eine erste Einteilung in Pflicht/verschiebbar – damit wird aus Reaktion wieder Steuerung.
Warum hilft Tourenplanung bei Kommunikation? Weil sie festlegt, wer wann welche Information bekommt und wie Änderungen dokumentiert und weitergegeben werden – weniger Zurufe, mehr Standard. Sie tauschen sich über die Arbeitsabläufe direkt an der und mithilfe der Tourenplanung aus.
Autorin {#autorin}
Nicole Böldt – Entwicklerin der Nordsternstrategie® Umbruch – Pflege.
Begleitet stationäre Einrichtungen bei der Umsetzung von § 113c SGB XI: kompetenzorientierte Tourenplanung, klare Besprechungslogik, tragfähiges Ausfallmanagement.
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