PeBeM umsetzen: Die drei häufigsten Fehler und wie Pflegeeinrichtungen sie vermeiden
Ich begleite seit einiger Zeit Pflegeeinrichtungen bei Veränderungsprozessen und bin regelmäßig in Fortbildungen und auf Fachtagungen unterwegs. Dabei begegnen mir bestimmte Annahmen zur Umsetzung von PeBeM immer wieder.
Drei davon sind besonders hartnäckig. Und alle drei können dazu führen, dass sich zwar der Personalmix verändert, die erhoffte Entlastung im Alltag aber ausbleibt.
Was PeBeM leistet und was nicht
PeBeM schafft einen Rahmen für die Personalbemessung in der vollstationären Pflege. Nach § 113c SGB XI können Personalanhaltswerte in Abhängigkeit von den Pflegegraden und unterschiedlichen Beschäftigtengruppen in den Pflegesatzvereinbarungen berücksichtigt werden. Bis zu dieser Höhe kann eine entsprechende personelle Ausstattung vereinbart werden. Die konkrete Umsetzung hängt jedoch unter anderem von den jeweiligen Vereinbarungen und Rahmenbedingungen ab. Der genaue Wortlaut findet sich in § 113c SGB XI.
Was PeBeM nicht automatisch verändert, ist die Pflegeorganisation.
Ein neuer Personalmix führt nicht von selbst zu einer neuen Aufgabenverteilung. Dafür braucht es einen eigenständigen Organisations- und Personalentwicklungsprozess.
Umsetzungsfehler 1: „Für PeBeM haben wir gerade keine Zeit“
„Wir haben so viele Probleme und Personalausfälle. Für die Umsetzung von PeBeM haben wir im Moment keine Zeit.“
Diesen Satz höre ich häufig. Doch gerade dann, wenn Einrichtungen immer wieder Personalausfälle kompensieren müssen, sollten sie ihre Pflegeorganisation besonders genau betrachten.
Pflege muss jeden Tag organisiert werden. Das gilt unabhängig davon, ob eine Einrichtung bereits auf der Grundlage von § 113c SGB XI verhandelt hat oder nicht. Wenn Personal fehlt, braucht es umso mehr Klarheit darüber,
welche Leistungen zu welcher Zeit erforderlich sind,
welche Kompetenzen im Dienst vorhanden sind,
wer welche Aufgaben übernehmen kann,
und wo vermeidbare Belastungsspitzen entstehen.
Meine persönliche Einschätzung ist deshalb: Wenn eine Einrichtung besonders unter Druck steht, kann genau das der richtige Zeitpunkt sein, die Pflegeorganisation zu verändern.
In meiner Begleitung habe ich Einrichtungen erlebt, die an einem solchen Punkt bereit waren, bisherige Abläufe ernsthaft zu hinterfragen. Der Leidensdruck war hoch, aber damit war auch die Bereitschaft vorhanden, gemeinsam nach tragfähigen Lösungen zu suchen. Das hat es ermöglicht, die Situation zusammen mit den Teams wieder zu stabilisieren.
Zu sagen, für PeBeM sei keine Zeit, greift deshalb zu kurz. Die eigentliche Frage lautet:
Wie müssen wir unsere Pflege jetzt organisieren, damit die vorhandenen Mitarbeitenden kompetenzgerecht eingesetzt werden und die erforderliche Versorgung verlässlich gelingt?
Umsetzungsfehler 2: Der Personalmix ändert sich, die Aufgabenverteilung bleibt gleich
Die Einrichtung hat auf Grundlage der neuen Personalanhaltswerte verhandelt und verfügt nun über einen veränderten Personalmix. Es arbeiten beispielsweise mehr Mitarbeitende mit unterschiedlichen Qualifikationen und Kompetenzprofilen im Team.
Doch beim Gang durch die Einrichtung zeigt sich: Die Aufgaben werden weiterhin genauso verteilt wie vorher.
Die Pflegefachkraft schenkt Kaffee aus oder räumt Geschirr ab, obwohl sie gleichzeitig komplexe pflegerische Aufgaben übernehmen, den Pflegeprozess steuern oder fachlich anspruchsvolle Situationen beurteilen soll.
Gleichzeitig entstehen im Team möglicherweise erste Rollenkonflikte:
„Sollen Fachkräfte jetzt gar keine pflegerischen Tätigkeiten mehr übernehmen?“
„Sind unsere Erfahrungen als Pflegehelfende plötzlich nichts mehr wert?“
Solche Fragen zeigen, dass der neue Personalmix noch nicht in eine nachvollziehbare Aufgabenverteilung übersetzt wurde.
Eine Kompetenzanalyse ist mehr als eine Zuordnung zu QN 2, 3 oder 4
Ein wichtiger Schritt ist die Kompetenzanalyse. Sie sollte jedoch nicht als einmaliges Instrument verstanden werden, mit dem lediglich festgelegt wird, wer welchem Qualifikationsniveau zugeordnet wird.
Eine gute Kompetenzanalyse fragt weiter:
Welche fachlichen und persönlichen Kompetenzen bringt die einzelne Person mit?
Für welche Aufgaben und Bewohnersituationen kann sie eingesetzt werden?
Wo besteht Entwicklungsbedarf?
Welche Anleitung oder Qualifizierung wird benötigt?
Wie wird die Kompetenzentwicklung begleitet und überprüft?
Auf dieser Grundlage kann das Team gemeinsam klären, welche Mitarbeitenden bei welchen Bewohnenden welche pflegerischen Aufgaben übernehmen können.
Die Tourenplanung wird dann zu einem Lern- und Steuerungsinstrument. Sie macht sichtbar, wie Aufgaben im Alltag verteilt werden, ob die vorhandenen Kompetenzen passend eingesetzt werden und wo nachgesteuert werden muss.
Auch die aktuellen Materialien zur Umsetzung von PeBeM stellen die Verbindung zwischen Qualifikationen, Kompetenzen, pflegerischen Interventionen und der Komplexität der Pflegesituation in den Mittelpunkt. Der GKV-Spitzenverband beschreibt die qualifikations- und kompetenzorientierte Aufgabenverteilung ausdrücklich als Teil der notwendigen Organisationsentwicklung. Weitere Informationen bietet das Modellprogramm zur Einführung und Weiterentwicklung des Personalbemessungsverfahrens.
Umsetzungsfehler 3: Die Einrichtung startet sofort mit der Tourenplanung
Der dritte häufige Fehler: Die Einrichtung springt unmittelbar in die Tourenplanung, ohne vorher ihre Ausgangslage systematisch zu analysieren.
Aus meiner Sicht braucht es am Anfang eine grundlegende, mit vertretbarem Aufwand wiederholbare Analyse. Pflege verändert sich. Bewohnersituationen, Leistungsbedarfe, Teamzusammensetzung und verfügbare Kompetenzen bleiben nicht dauerhaft gleich. Deshalb muss auch die Analyse regelmäßig aktualisiert werden können.
Aufwendige Selbstaufschreibungen, bei denen Mitarbeitende detailliert dokumentieren sollen, was sie wann erledigen, halte ich für diesen ersten Analyseschritt häufig nicht für geeignet. Der Aufwand ist so hoch, dass eine regelmäßige Wiederholung im Alltag kaum realistisch ist. Hospitationen und Selbstanalysen können im späteren Verlauf dennoch sinnvoll sein, beispielsweise als systemische Rückschau auf bereits veränderte Prozesse.
Leistungsmanagement und Personaleinsatz zusammen betrachten
In der ersten Analyse sollten die geplanten Pflegeinterventionen mit dem tatsächlichen Personaleinsatz im Tagesverlauf verbunden werden.
Nur so wird sichtbar,
wann besonders viele Leistungen erbracht werden müssen,
wie viel Personal zu diesen Zeiten zur Verfügung steht,
welche Qualifikationen und Kompetenzen im Dienst vorhanden sind,
und an welchen Stellen Leistungsmanagement und Personaleinsatz auseinanderdriften.
In vielen Einrichtungen zeigt sich beispielsweise am Morgen zwischen etwa 6:00 und 9:00 Uhr eine starke Bündelung pflegerischer Leistungen, während nur begrenzte personelle Ressourcen verfügbar sind.
Diese Erkenntnis benötigt nicht allein die Leitung. Auch die Mitarbeitenden müssen verstehen, wie solche Belastungsspitzen entstehen. Erst dann kann das Team gemeinsam prüfen, welche Leistungen zeitlich flexibilisiert, anders organisiert oder kompetenzgerechter verteilt werden können.
Die Analyse allein löst das Problem noch nicht. Sie ist aber eine entscheidende Grundlage für eine kompetenzbasierte Tourenplanung.
Praxisbegleithefte: Veränderung strukturiert im Team bearbeiten
Die Praxisbegleithefte von Umbruch-Pflege unterstützen Einrichtungen dabei, Analyse, Kompetenzklärung und Aufgabenverteilung strukturiert im Team zu bearbeiten. Sie können als konkrete Arbeitshilfe genutzt werden, um aus abstrakten Anforderungen nachvollziehbare Schritte für den Pflegealltag zu entwickeln.
Über die Autorin: Nicole Böldt berät stationäre Pflegeeinrichtungen bei der Umsetzung von PeBeM, kompetenzbasiertem Personaleinsatz, Tourenplanung, Leistungs- und Ausfallmanagement. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Leitungs- und Beratungserfahrung in der stationären Pflege.
FAQ
Was ist der häufigste Fehler bei der PeBeM-Umsetzung?PeBeM wird häufig auf Personalberechnung und Stellenverhandlung reduziert. Ohne eine angepasste Arbeitsorganisation bleibt die Aufgabenverteilung jedoch oft unverändert.
Soll eine Einrichtung trotz Personalausfällen mit der Veränderung beginnen?Gerade unter hohem Druck muss Pflege verlässlich organisiert werden. Der Veränderungsprozess sollte realistisch geplant werden, darf aber nicht dauerhaft mit dem Hinweis auf fehlende Zeit verschoben werden.
Warum reicht eine Zuordnung zu Qualifikationsniveaus nicht aus?Die formale Qualifikation bildet nicht alle individuellen Kompetenzen ab. Zusätzlich müssen Erfahrung, Einsatzmöglichkeiten, Entwicklungsbedarf und die Komplexität der Bewohnersituationen betrachtet werden.
Warum sollte die Tourenplanung nicht der erste Schritt sein?Ohne Analyse besteht die Gefahr, dass bestehende Belastungsspitzen und ungeklärte Aufgabenverteilungen lediglich in einen neuen Plan übertragen werden.
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Mehr Personal ist noch keine Entlastung. Entlastung entsteht erst, wenn zusätzliche Zeit mit klaren Leistungen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten verbunden wird.
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