Warum mehr Personal allein keine Entlastung schafft und wie kompetenzbasierter Personaleinsatz wirklich gelingt
„Wir brauchen mit der Umsetzung des kompetenzbasierten Personaleinsatzes noch gar nicht anzufangen. Uns fehlen schließlich noch die Pflegefachassistenzkräfte auf Qualifikationsniveau 3.“
Diese Aussage höre ich häufig, wenn es um die praktische Umsetzung von PeBeM geht.
Doch sie lenkt vom eigentlichen Problem ab.
Denn was würde passieren, wenn Sie morgen ausreichend Bewerbungen von Mitarbeitenden mit dem gewünschten Qualifikationsniveau erhalten? Wüssten Sie bereits, wie Sie diese Kolleginnen und Kollegen einsetzen wollen? Gibt es passende Touren, klar definierte Verantwortungsbereiche und Leistungen, die diesem Qualifikationsniveau entsprechen?
Oder würden die neuen Mitarbeitenden zunächst einfach in die vorhandenen Abläufe integriert?
Genau hier entscheidet sich, ob mehr Personal tatsächlich zur Entlastung beiträgt.
Mehr Personal braucht eine vorbereitete Organisation
Der Arbeitsmarkt hat sich verändert. Nicht mehr nur Arbeitgeber fragen im Bewerbungsgespräch: „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“
Auch Bewerberinnen und Bewerber wollen wissen:
„Welche Entwicklungsmöglichkeiten habe ich in dieser Einrichtung – und kann ich hier entsprechend meiner Qualifikation arbeiten?“
Pflegeeinrichtungen müssen deshalb nicht erst dann über kompetenzbasierte Aufgaben und Touren nachdenken, wenn die gewünschten Mitarbeitenden eingestellt sind. Die zukünftige Arbeitsorganisation muss vorher vorbereitet werden.
Andernfalls werden neue Kolleginnen und Kollegen zwar eingestellt, aber weiterhin in alte Strukturen eingeordnet.
Das Ergebnis: mehr Personal auf dem Dienstplan, aber nicht automatisch mehr Entlastung im Arbeitsalltag.
Warum eine gute Besetzung nicht automatisch mehr Leistung bedeutet
Viele Leitungskräfte kennen die Situation: Eine Schicht ist ausnahmsweise sehr gut besetzt, die Ausfallquote ist niedrig und trotzdem werden nicht wesentlich mehr Leistungen erbracht.
Ein Erklärungsansatz dafür ist der sogenannte Ringelmann-Effekt.
Er beschreibt, dass die Leistung einer Gruppe mit zunehmender Personenzahl nicht automatisch proportional steigt. Ursachen können unter anderem Koordinationsverluste, unklare Zuständigkeiten und eine sinkende Wahrnehmbarkeit des individuellen Beitrags sein.
Der Effekt bedeutet nicht, dass mehr Personal grundsätzlich zu weniger Leistung führt. Er zeigt vielmehr: Je größer eine Gruppe wird, desto wichtiger werden klare Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Steuerungsstrukturen.
Für Pflegeeinrichtungen heißt das:
Zusätzliche Personalstunden müssen mit zusätzlichen oder qualitativ erweiterten Leistungen verbunden werden.
Wenn Zeit nicht gesteuert wird, entstehen zufällige Aufgaben
Ist nicht geregelt, welche Leistungen bei einer guten Besetzung zusätzlich erbracht werden sollen, suchen sich Mitarbeitende selbst Aufgaben.
Das ist nachvollziehbar – führt aber nicht zwangsläufig zu einem kompetenzbasierten Personaleinsatz.
So kann es passieren, dass eine Pflegefachkraft, die für Pflegeprozesssteuerung, Qualitätsarbeit oder notwendige Dokumentationsaufgaben eingeplant werden müsste, wieder Wäsche verteilt oder Betten bezieht.
Natürlich kann und wird eine Pflegefachkraft im Alltag auch ein Bett beziehen. Entscheidend ist jedoch die grundsätzliche Organisation: Tätigkeiten sollten langfristig dort eingeplant werden, wo sie fachlich und kompetenzbezogen am sinnvollsten aufgehoben sind.
Die Pflegeprozessverantwortung und die gesetzlich vorbehaltenen Aufgaben müssen dabei bei entsprechend qualifizierten Pflegefachpersonen verbleiben.
Vier Grundlagen für einen wirksamen Personaleinsatz
Damit zusätzliche Mitarbeitende tatsächlich zu mehr Entlastung, Leistung und Qualität beitragen, müssen vier organisatorische Grundlagen geschaffen werden.
1. Verfügbare Pflegestunden und Besetzungsrahmen kennen
Berechnen Sie zunächst, wie viele Pflegestunden Ihrer Einrichtung tatsächlich zur Verfügung stehen.
Daraus sollten Sie einen nachvollziehbaren betrieblichen Besetzungsrahmen ableiten:
Welche Besetzung ist mindestens erforderlich?
Welche Besetzung ist regulär vorgesehen?
Ab wann stehen zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung?
Wie verteilen sich die Stunden auf die verschiedenen Qualifikationsniveaus?
Es geht nicht darum, jede einzelne Minute abzurechnen. Leitungskräfte und Mitarbeitende sollten jedoch ein gemeinsames Verständnis davon haben, welche Ressourcen insgesamt vorhanden sind und in welchem Qualifikationsniveau diese verplant werden müssen.
Ohne diese Grundlage bleibt Personalplanung eine gefühlte Größe.
2. Eine feste Anzahl von Touren definieren
Legen Sie fest, wie viele Touren im Frühdienst, Spätdienst und gegebenenfalls im Nachtdienst regulär benötigt werden.
Die Mitarbeitenden müssen wissen:
Welche Touren sind verbindlich vorgesehen?
Welche Leistungen gehören in die jeweilige Tour?
Welches Qualifikationsniveau wird benötigt?
Wo liegen die fachlichen und organisatorischen Verantwortlichkeiten?
Das gilt unabhängig davon, ob Ihre Einrichtung bereits mit einer vollständig ausgearbeiteten stationären Tourenplanung arbeitet.
Auch eine schrittweise Einführung braucht einen verbindlichen Rahmen.
3. Zusätzliche Besetzung in klaren Extra-Touren organisieren
Ist ein Dienst besser besetzt als regulär geplant, sollten die bestehenden Touren nicht einfach auf mehr Mitarbeitende verteilt werden.
Denn genau dadurch werden Touren häufig verwässert: Jede Person übernimmt etwas weniger, ohne dass zusätzliche Leistungen entstehen.
Planen Sie stattdessen eine klar definierte Extra-Tour.
Eine solche Tour kann zum Beispiel enthalten:
Für QN 4
Bearbeitung pflegefachlicher und qualitativer Fragestellungen,
Überprüfung oder Weiterentwicklung der Pflegeprozessplanung,
geplante Wundversorgung einschließlich erforderlicher Dokumentation,
fachliche Begleitung von Mitarbeitenden,
strukturierte Bearbeitung auffälliger Pflegeverläufe.
Für QN 2 oder QN 3
zusätzliche Mobilisationsangebote,
besondere Bade- oder Wohlfühlzeiten,
geplante Begleitung in den Garten,
intensivere Unterstützung bei Alltagsaktivitäten,
Übernahme klar abgegrenzter Leistungen entsprechend der vorhandenen Kompetenzen.
Entscheidend ist nicht, dass jede Extra-Tour gleich aussieht.
Entscheidend ist, dass sie vorbereitet ist und einen erkennbaren Nutzen für die Bewohnenden, die Pflegequalität oder die Arbeitsorganisation bietet.
4. Die Einteilung zunächst aktiv begleiten
Kompetenzbasierte Tourenplanung entsteht nicht allein dadurch, dass eine neue Tabelle oder ein Tourenplan eingeführt wird.
Die Einteilung muss trainiert werden – ähnlich wie ein Muskel, der bisher wenig genutzt wurde.
Gerade zu Beginn sollte die Pflegedienstleitung oder eine entsprechend verantwortliche Führungskraft die Einteilung eng begleiten:
Wurden die Qualifikationsniveaus berücksichtigt?
Sind die Aufgaben eindeutig verteilt?
Entsteht durch die zusätzliche Besetzung tatsächlich ein Mehrwert?
Bleiben die regulären Touren stabil?
Werden Fachkräfte gezielt für ihre fachlichen Aufgaben eingesetzt?
Erst wenn das Vorgehen verstanden wurde und im Alltag zuverlässig funktioniert, kann sich die Pflegedienstleitung schrittweise aus der täglichen Einteilung zurückziehen.
Aus der Steuerungsverantwortung kann sie sich jedoch nicht vollständig zurückziehen.
Mehr Personal ist keine Organisationsstrategie
Wenn zusätzliche Mitarbeitende ohne klare Aufgaben, Touren und Verantwortlichkeiten in bestehende Abläufe integriert werden, entsteht nicht automatisch Entlastung.
Die Mitarbeitenden werden mit der Situation so gut umgehen, wie sie können. Das Ergebnis ist jedoch häufig weder konsequent kompetenzbasiert noch gezielt gesteuert.
Das ist kein Versagen der Mitarbeitenden.
Es ist eine Führungs- und Organisationsfrage.
Mehr Personal kann die Pflegequalität verbessern, Fachkräfte entlasten und zusätzliche Leistungen ermöglichen. Dafür müssen die verfügbaren Stunden jedoch bewusst geplant und mit konkreten Leistungen verbunden werden.
Mehr Personal entfaltet seinen Wert erst dann, wenn klar ist, wer mit welcher Qualifikation welche Leistung übernimmt.
Den kompetenzbasierten Personaleinsatz Schritt für Schritt aufbauen
Sie möchten den kompetenzbasierten Personaleinsatz nicht nur theoretisch verstehen, sondern strukturiert in Ihrer Einrichtung umsetzen?
In meinen Praxisleitfäden erfahren Sie Schritt für Schritt,
wie Sie die Ausgangssituation Ihrer Einrichtung analysieren,
wie Sie eine stationäre Tourenplanung aufbauen,
wie Sie Leistungen nach Qualifikationsniveaus strukturieren,
wie Sie zusätzliche Personalressourcen sinnvoll einsetzen,
und wie Sie ein verlässliches Ausfallmanagement mit der regulären Pflegeorganisation verbinden.
Die Leitfäden richten sich an Pflegedienstleitungen, Einrichtungsleitungen und Projektverantwortliche, die PeBeM in eine praktikable und im Alltag steuerbare Arbeitsorganisation übersetzen möchten.
Über die Autorin: Nicole Böldt berät stationäre Pflegeeinrichtungen bei der Umsetzung von PeBeM, kompetenzbasiertem Personaleinsatz, Tourenplanung, Leistungs- und Ausfallmanagement. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Leitungs- und Beratungserfahrung in der stationären Pflege.
FAQ
Warum führt mehr Personal nicht automatisch zu Entlastung?
Weil zusätzliche Mitarbeitende ohne klare Aufgaben und Verantwortlichkeiten häufig nur auf bestehende Abläufe verteilt werden. Dadurch entstehen nicht automatisch zusätzliche Leistungen oder eine gezielte Entlastung der Pflegefachkräfte.
Was bedeutet kompetenzbasierter Personaleinsatz?
Mitarbeitende übernehmen Aufgaben, die zu ihrer Qualifikation, ihren Kompetenzen und ihrem Verantwortungsbereich passen. Ziel ist nicht eine starre Abgrenzung, sondern eine fachlich sinnvolle und nachvollziehbare Aufgabenverteilung.
Welche Rolle spielt die Tourenplanung bei PeBeM?
Die Tourenplanung übersetzt verfügbare Personalstunden und Qualifikationsniveaus in konkrete Leistungen. Sie macht sichtbar, wer wann welche Aufgaben übernimmt.
Was ist eine Extra-Tour?
Eine Extra-Tour wird eingesetzt, wenn zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung stehen. Sie enthält vorher festgelegte Aufgaben, die der Pflegequalität, der Versorgung oder der Organisationsentwicklung dienen.
Muss die Pflegedienstleitung jede Tour selbst einteilen?
Nein. Zu Beginn sollte sie die Einteilung jedoch eng begleiten. Erst wenn die Systematik verstanden wurde und zuverlässig funktioniert, kann die operative Verantwortung schrittweise übertragen werden
.
Mehr Personal ist noch keine Entlastung. Entlastung entsteht erst, wenn zusätzliche Zeit mit klaren Leistungen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten verbunden wird.
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