Stationäre Tourenplanung beginnt nicht mit Excel
Stationäre Tourenplanung beginnt nicht mit Excel
Warum die Analyse des echten Pflegealltags zuerst kommt
Sie sind gerade mit dem kompetenzbasierten Ansatz gestartet? Oder arbeiten schon eine Weile damit, aber im Pflegealltag greift die neue Planung noch nicht richtig? Vielleicht stehen Sie auch ganz am Anfang und fragen sich, wo Sie überhaupt beginnen sollen.
In allen drei Situationen lautet meine Antwort: Beginnen Sie mit der Analyse. Nicht mit Excel. Nicht mit einer fertigen Tour. Und auch nicht mit der Frage, welche Person künftig welche Aufgabe übernehmen soll.
Kernaussage: Eine gute Tourenplanung bildet nicht ab, wie der Pflegealltag theoretisch sein sollte. Sie muss sichtbar machen, wie er tatsächlich abläuft.
Warum eine einmalige Analyse nicht reicht
Die Analyse steht am Anfang eines Projekts. Sie muss aber auch später wiederholbar bleiben. Denn Pflegeabläufe sind nicht statisch: Pflegesituationen verändern sich, Gewohnheiten der Bewohnenden müssen neu berücksichtigt werden und Mitarbeitende kommen oder gehen. Auch Prozesse, Zuständigkeiten und Dienstzeiten entwickeln sich weiter.
Deshalb brauchen Sie kein einmaliges Analyseprojekt, sondern ein Analysesystem, das Sie mit vertretbarem Aufwand erneut einsetzen können.
Warum reine Selbsterfassungsbögen schnell an Grenzen kommen
Vielleicht haben Sie schon einmal alle Kolleg*innen gebeten, ihre Tätigkeiten selbst zu erfassen. Dann wissen Sie, wie aufwendig es sein kann, die einzelnen Bögen anschließend auszuwerten, zu sortieren und miteinander zu vergleichen.
Hinzu kommt: Selbsterfassungen fallen unterschiedlich aus. Eine Person dokumentiert sehr detailliert, eine andere lässt Tätigkeiten aus. Wieder jemand anderes befürchtet hinter der Analyse ein Sparprogramm und trägt Zeiten vorsichtshalber großzügiger ein. Das ist menschlich und zeigt zugleich das methodische Problem: Die Ergebnisse sind nur begrenzt vergleichbar.
Für eine Analyse, die Sie jederzeit wiederholen möchten, reicht diese Vorgehensweise allein deshalb nicht aus.
Drei Anforderungen an ein steuerbares Analysesystem
Ein Analysesystem muss Ihnen als Pflegeleitung einen verlässlichen Blick auf die Abläufe geben. Drei Anforderungen sind dabei besonders wichtig:
1. Es schafft eine leicht verständliche Übersicht über Dienstzeiten, verfügbare Arbeitszeit, Qualifikationsniveaus und Leistungen.
2. Die Ergebnisse werden unmittelbar in der stationären Tourenplanung sichtbar und nutzbar.
3. Die Analyse liefert zugleich eine Grundlage für das Ausfallmanagement.
Erst wenn diese drei Ebenen miteinander verbunden sind, entsteht ein System, das Sie im Alltag tatsächlich steuern und bei Veränderungen erneut prüfen können.
Leistungsmanagement und Personalsteuerung zusammendenken
Der erste entscheidende Schritt ist, Leistungsmanagement und Personalsteuerung nicht getrennt voneinander zu betrachten. Wenn Sie Dienstzeiten langfristig flexibler gestalten oder mit der verfügbaren Nettoarbeitszeit arbeiten möchten, brauchen Sie immer auch den Blick auf die Leistungen, die in diesen Zeiten erbracht werden sollen.
Im Team ist meist viel Wissen darüber vorhanden, wann welche Bewohnenden versorgt werden müssen und welche individuellen Gewohnheiten berücksichtigt werden sollten. Dieses Wissen muss mit den tatsächlich verfügbaren Zeiten und Qualifikationen zusammengeführt werden.
Welche Informationen Sie gegenüberstellen sollten
Wenn die verfügbare Nettoarbeitszeit ermittelt ist, erfassen Sie in einer gemeinsamen Übersicht:
· die Dienstzeiten in den einzelnen Schichten,
· die Anzahl der Mitarbeitenden je Qualifikationsniveau,
· die durchgeführten Pflegeinterventionen,
· organisatorische Tätigkeiten sowie
· zeitliche oder persönliche Rahmenbedingungen der Bewohnenden.
Software kann eine solche Erfassung unterstützen. Für Sie als Pflegemanager*in bleibt es dennoch wichtig, die Zusammenhänge selbst zu verstehen: Wie setzen sich die verfügbaren Pflegestunden zusammen? Wie viele Stunden können Sie je Qualifikationsniveau einplanen? Und welche Leistungen müssen diesen Stunden gegenüberstehen?
Was die erste Gegenüberstellung sichtbar macht
Im nächsten Schritt stellen Sie die Dienstzeiten und Qualifikationsniveaus den erbrachten Pflegeinterventionen und organisatorischen Tätigkeiten gegenüber. Dadurch erkennen Sie zum Beispiel:
· ob die Gesamtplanung mehr Stunden vorsieht, als tatsächlich zur Verfügung stehen,
· ob einzelne Qualifikationsniveaus bereits überplant sind und
· ob Tätigkeiten einem unpassenden Qualifikationsniveau zugeordnet wurden.
Diese erste Auswertung ist die Grundlage der Tourenplanung. Die Ergebnisse gehören nicht in eine Ablage, sondern müssen in den Touren sichtbar werden. Erst dann lässt sich die Planung gezielt weiterentwickeln.
Der kompetenzbasierte Ansatz ist eine Entwicklung
Die kompetenzbasierte Verteilung von Tätigkeiten entsteht nicht durch einen einzigen Planungsschritt. Sie entwickelt sich, während Prozesse überprüft und angepasst werden. Deshalb sollte nicht zuerst eine ideale Aufgabenverteilung festgelegt werden. Zuerst muss klar sein, welche Leistungen tatsächlich anfallen, wann sie erbracht werden müssen und welche Qualifikationen dafür zur Verfügung stehen.
Fix- und Flexi-Leistungen: die Brücke zum Ausfallmanagement
Gemeinsam mit Ihrem Team unterscheiden Sie anschließend zwischen Fix- und Flexi-Leistungen. Diese Unterscheidung schafft nicht nur Klarheit für die Tourenplanung. Sie legt auch eine wichtige Grundlage für Leistungssteuerung und Ausfallmanagement.
Was sind Fix-Leistungen?
Fix-Leistungen sind Leistungen, die zeitlich nicht oder nicht ohne Weiteres verschoben werden können. Dazu können bestimmte Besprechungen, pflegerische Tätigkeiten oder verbindliche Gewohnheiten und Termine der Bewohnenden gehören.
Ein Beispiel: Frau Meier muss montags, mittwochs und freitags um 7:00 Uhr versorgt werden, weil sie anschließend zur Dialyse fährt. Diese Versorgung ist eine Fix-Leistung.
Auch der fest vereinbarte Duschzeitpunkt von Herrn Schmidt am Freitag um 8:00 Uhr kann in Ihrer Planung als Fix-Leistung berücksichtigt werden. Bei einer anderen Person kann dieselbe Art der Leistung zeitlich flexibler sein. Entscheidend ist also nicht nur die Tätigkeit, sondern auch die individuelle Situation.
Was sind Flexi-Leistungen?
Flexi-Leistungen verfügen über einen zuvor geklärten zeitlichen Spielraum. Sie können bei veränderter Besetzung innerhalb dieses Rahmens anders eingeplant werden. Welche Leistung tatsächlich flexibel ist, muss im Team fachlich geklärt und für die konkrete Einrichtung nachvollziehbar festgelegt werden.
So entsteht ein System, das im Alltag trägt
Wenn Sie Fix- und Flexi-Leistungen sichtbar machen, können Sie bei unterschiedlicher Besetzung schneller erkennen, welche Leistungen unverändert bleiben müssen und wo ein definierter Spielraum besteht. So zahlt dieselbe Analyse auf zwei zentrale Aufgaben ein: auf eine realistische stationäre Tourenplanung und auf ein vorbereitetes Ausfallmanagement.
Das Ergebnis ist keine starre Tabelle. Es ist ein wiederholbares Steuerungssystem, das sich an veränderte Pflegesituationen, Teams und Prozesse anpassen lässt.
Von der Analyse zur Umsetzung
Sie möchten die einzelnen Schritte nicht nur nachvollziehen, sondern für Ihre Einrichtung praktisch umsetzen? In meinem Praxisleitfaden zur stationären Tourenplanung zeige ich, wie Sie die Analyse strukturieren, Leistungen und Qualifikationsniveaus zusammenführen und daraus eine belastbare Tourenplanung entwickeln.
Nächster Schritt: Sehen Sie sich den passenden Praxisleitfaden zur stationären Tourenplanung an und prüfen Sie, welche Arbeitshilfe zu Ihrer aktuellen Umsetzungssituation passt.
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