Leitfaden und Maßnahmen für ein Rückkehrgespräch in Pflegeeinrichtungen

Einleitung

„Schon wieder ein Ausfall – und niemand da, der einspringen kann!“ Für Leitungskräfte in Pflegeeinrichtungen sind solche Situationen Alltag. Krankmeldungen treffen oft unvermittelt ein und bringen den ohnehin angespannten Dienstplan zum Wanken.

Die Folge: Überlastete Mitarbeitende, eine sinkende Teamstimmung und die ständige Sorge, die Pflegequalität kann nicht eingehalten werden.

Doch genau hier liegt auch eine Chance: Rückkehrgespräche sind nicht nur ein Werkzeug, um organisatorische Lösungen zu finden, sondern auch ein Ausdruck von Wertschätzung und Fürsorge. Sie helfen, die Ursachen für Abwesenheiten zu verstehen, Mitarbeitende gezielt zu unterstützen und eine langfristig gesunde Arbeitsatmosphäre zu schaffen – selbst in Zeiten des Personalmangels.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Rückkehrgespräche so gestalten, dass sie sowohl präventiv wirken als auch die Bindung und Motivation Ihrer Mitarbeitenden stärken.

Warum Rückkehrgespräche wichtig sind

Rückkehrgespräche sind ein Schlüssel, um Belastungen frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern. Sie fördern eine offene Fehler- und Kommunikationskultur, die gerade in der Pflege dringend benötigt wird. Gleichzeitig zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass ihre Gesundheit und Zufriedenheit Priorität haben – ein starkes Signal in einer oft hektischen Arbeitswelt.

Hier sind einige bewährte Zeitpunkte und Trigger, die Unternehmen beachten:

1. Nach jeder Krankmeldung, egal wie kurz:

Viele Unternehmen führen ein Rückkehrgespräch nach jeder Krankheitsphase durch, wenngleich die Abwesenheit nur wenige Tage dauerte. Dies dient dazu, potenzielle Probleme zu erkennen und zu unterstützen.

2. Nach längeren Abwesenheiten (z. B. ab einer Woche):

Bei längeren Abwesenheiten, insbesondere solchen, die eine medizinische Behandlung erfordern, ist es wichtig, die Rückkehr in den Arbeitsalltag gut zu begleiten.

Dies kann auch der Vorbereitung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) dienen.

3. Bei wiederholten Kurzzeiterkrankungen:

Wenn sich Kurzzeiterkrankungen häufen, kann ein Rückkehrgespräch dazu beitragen, die Ursachen zu verstehen und Präventionsmaßnahmen einzuleiten. Viele Unternehmen setzen hier Schwellenwerte.

3.1. Schwellenwerte für Rückkehrgespräche bei wiederholten Kurzzeiterkrankungen dienen als klare Richtlinien für Arbeitgeber, um Muster von Fehlzeiten zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.

Diese Schwellenwerte variieren je nach Unternehmen und Branche, aber gängige

Beispiele sind:

Drei Kurzzeiterkrankungen innerhalb von sechs Monaten:

Wenn ein Mitarbeitender mehrmals kurzzeitig ausfällt, kann dies auf ein tieferliegendes Problem hinweisen. Ein Gespräch könnte die Ursachen klären und Möglichkeiten zur Unterstützung oder Prävention aufzeigen.

Zwei Krankmeldungen innerhalb von 30 Tagen:

Wiederholte Fehlzeiten in kurzer Zeit könnten auf eine chronische Erkrankung oder andere Belastungen hinweisen. Ein Gespräch hilft, die Situation zu bewerten und weitere Schritte zu besprechen.

Mehr als 10 Krankheitstage pro Jahr:

Einige Unternehmen nutzen diese Marke als Indikator dafür, dass das Thema Gesundheit intensiver besprochen werden sollte. Hier kann auch geprüft werden, ob langfristige Maßnahmen wie das betriebliche Eingliederungsmanagement notwendig sind.

Diese Schwellenwerte helfen dabei, Fehlzeiten systematisch zu erfassen und auf wiederkehrende Probleme einzugehen, bevor sie sich manifestieren.

Wenn Anzeichen von Überlastung oder Burn-out vorliegen:

Um Rückkehrgespräche effektiv zu gestalten, insbesondere für die Generation Z, ist ein flexibles und wertschätzendes, aber auch strukturiertes Vorgehen zu empfehlen.

Praktische Schritte für ein erfolgreiches Rückkehrgespräch

1. Begrüßung und Gesprächsrahmen setzen

Ein positives Gespräch beginnt mit der richtigen Atmosphäre:

Begrüßen Sie den Mitarbeitenden herzlich und mit Verständnis.
Erklären Sie den Zweck des Gesprächs: Unterstützung, nicht Kontrolle .
Betonen Sie die Vertraulichkeit.

Beispiel: „Schön, dass Sie wieder da sind!“ Ich möchte gerne mit Ihnen besprechen, wie es Ihnen aktuell geht und wie wir Sie bestmöglich unterstützen können.

2. Rückblick und aktuelle Situation klären

Stellen Sie Fragen, um die persönliche Situation des Mitarbeitenden zu verstehen:

„Wie geht es Ihnen derzeit?“
„Welche Herausforderungen haben Sie während Ihrer Abwesenheit erlebt?“
„Wie empfinden Sie Ihre Rückkehr an den Arbeitsplatz?“

Ziel: Finden Sie heraus, ob Belastungen bestehen, die durch gezielte Maßnahmen reduziert werden können .

3. Maßnahmen zur Unterstützung anzubieten

Basierend auf den Antworten können konkrete Maßnahmen besprochen werden.

Hier einige bewährte Ansätze:

Teamwechsel: Eine neue Dynamik kann oft Wunder wirken. „Würden Sie sich in einem anderen Team wohler fühlen?“

Stundenreduzierung: Flexible Arbeitszeiten fördern die Work-Life-Balance. „Können wir durch eine Anpassung Ihrer Arbeitszeit Entlastung schaffen?“

Dienstfolge anpassen: Begrenzen Sie die Anzahl aufeinanderfolgender Dienste. „Würde Ihnen eine geänderte Dienstfolge helfen?“

Spezialisierung: Schaffen Sie neue Perspektiven durch Weiterbildung. „Hätten Sie Interesse an einem Fachgebiet wie Palliative Care?“

Belohnungssystem: Anerkennung stärkt die Motivation. „Wären kleine Prämien oder Belohnungen ein Anreiz für Sie?“

Einsatz im Springerpool: Flexiblere Arbeitszeiten können den Druck mindern. „Wäre eine flexible Tätigkeit als Springer für Sie interessant?“

Ergänzen Sie diese Möglichkeiten mit individuellen Vorschlägen der Mitarbeitenden. Dadurch zeigen Sie Wertschätzung und fördern die Eigenverantwortung .

4. Vereinbarungen und nächste Schritte

Zum Abschluss des Gesprächs sollten konkrete Vereinbarungen getroffen werden:

Maßnahmen legen Sie fest: Notieren Sie, welche Unterstützung der Mitarbeitende erhält, und setzen Sie einen klaren Zeitrahmen.

Beispiel: „Wir passen Ihrer Dienstfolge an und treffen uns in vier Wochen erneut, um über Ihre Erfahrungen zu sprechen.“
Regelmäßiges Feedback einplanen: „Möchten wir ein weiteres Gespräch führen, um Ihre Fortschritte zu besprechen?“

Was macht ein gutes Rückkehrgespräch aus?

A. Offenheit und Sensibilität

Mitarbeitende schätzen es, wenn sie ernst genommen werden. Hören Sie aktiv zu und vermeiden Sie es, Schuldzuweisungen zu machen.

B. Klare Kommunikation

Verwenden Sie eine einfache, wertschätzende Sprache. Zeigen Sie Verständnis, aber auch, dass Sie die Erwartungen an die Arbeitsleistung nicht aus den Augen verlieren.

C. Nachhaltigkeit

Ein Rückkehrgespräch ist nur dann wirksam, wenn den Worten auch Taten folgen. Stellen Sie sicher, dass vereinbarte Maßnahmen umgesetzt werden.

Typische Fehler vermeiden

Gespräche ohne Vorbereitung: Ein spontanes Gespräch ohne Zielsetzung ist ineffektiv.
Kontrolle statt Fürsorge: Mitarbeitende fühlen sich überwacht statt unterstützt.
Fehlende Nachverfolgung: Werden keine Maßnahmen umgesetzt, verliert der Mitarbeitende das Vertrauen.

Fazit

Rückkehrgespräche sind ein mächtiges Werkzeug, um Fehlzeiten nachhaltig zu reduzieren und die Bindung Ihrer Mitarbeitenden zu stärken.

Mit klaren Strukturen, einer offenen Kommunikation und gezielten Maßnahmen schaffen Sie nicht nur eine bessere Arbeitsatmosphäre, sondern auch mehr Zufriedenheit im Team.

Starten Sie noch heute, Rückkehrgespräche zu einem festen Bestandteil Ihrer Fürsorge zu machen – und legen Sie den Grundstein für eine gesunde, motivierte Belegschaft.