Schnittstellenchaos ade: Mit effektivem Schnittstellenmanagement und PeBeM zur Pflege-Exzellenz

Im hektischen Alltag einer Pflegeeinrichtung spielen sowohl interne als auch externe Schnittstellen eine zentrale Rolle. Ein gelungenes Schnittstellenmanagement kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen, insbesondere wenn externe Dienstleister wie Wundmanager oder Podologen involviert sind. In diesem Beitrag teilen wir wertvolle Strategien und Erfahrungen, wie Sie externe Dienstleister effizient in Ihre Abläufe integrieren können, um die Pflegequalität zu steigern und gleichzeitig den Ruf Ihrer Einrichtung zu schützen.

Handreichung Zusammenarbeit

Teil 1: Externes Schnittstellenmanagement

Externe Dienstleister sind oft das fehlende Puzzleteil, das Ihre Pflegeeinrichtung benötigt, um eine erstklassige Versorgung sicherzustellen. Sie sind nicht nur Lieferanten von Spezialwissen und -leistungen, sondern auch Botschafter Ihrer Einrichtung nach außen. Ein schlecht gemanagter externer Dienstleister kann Ihren Ruf gefährden, was schnell zu einem Bewerbermangel und Qualitätsverlust führen kann.

Geschichte aus der Praxis: In meiner Zeit als Interimsleitung habe ich häufig erlebt, dass externe Anbieter ohne klare Struktur durch die Einrichtungen liefen. Ein Beispiel ist ein Wundmanager, der mir half, einen Überblick über die Wundversorgung in der Einrichtung zu gewinnen. Anstatt die Besuche des Wundmanagers dem Zufall zu überlassen, begleitete ich ihn persönlich und lernte dabei nicht nur die spezifischen Probleme der Bewohner kennen, sondern konnte auch direkt Maßnahmen zur Wundversorgung und Heilungsprozesse einleiten. Dies führte zu einer schnellen Verbesserung der Pflegequalität und motivierte auch die Mitarbeiter, sorgfältiger und engagierter zu arbeiten.

Konkrete Tipps für das Management von externen Dienstleistern:

1. Planung und Koordination: Integrieren Sie die Termine der externen Dienstleister in Ihre Wochenstrukturpläne. Nutzen Sie Stundenzettel an den Zimmertüren, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wann externe Dienste erwartet werden.

2. Kommunikation: Führen Sie Kurzübergaben ein, bei denen wichtige Informationen über den Zustand der Bewohner schnell und effizient weitergegeben werden können. Dies kann durch einfache Ankreuzverfahren erfolgen, um den Schreibaufwand zu minimieren.

3. Begleitung und Nachbereitung: Stellen Sie sicher, dass Besuche von externen Dienstleistern von Ihren Führungskräften begleitet werden. Wenn das nicht möglich ist, organisieren Sie die Begleitung durch die Tourenplanung.

4. Kontinuierliche Verbesserung: Besprechen Sie regelmäßig in Teamsitzungen oder Übergaben die Ergebnisse der Besuche und leiten Sie gezielte Maßnahmen ein. Nutzen Sie Wiedervorlagen, um die Bearbeitung und Nachverfolgung nicht aus den Augen zu verlieren.

5. Direkter Draht zu Dienstleistern: Pflegen Sie den Kontakt zu Ihren externen Dienstleistern. Regelmäßige Reflexionsgespräche helfen, die Zusammenarbeit kontinuierlich zu verbessern und neue Entwicklungen oder Probleme frühzeitig zu erkennen.

Teil 2: Aufgaben des PeBeM-Beraters

Als PeBeM-Berater haben Sie eine Schlüsselrolle im externen Schnittstellenmanagement. Ihre Aufgaben umfassen:

1. Analyse des Ist-Zustands: Bewerten Sie, wie aktuell mit externen Diensten umgegangen wird. Gibt es Auffälligkeiten oder Probleme, die gehäuft auftreten, wie Intertrigo oder Dekubitus?

2. Verbesserung der Zusammenarbeit: Entwickeln Sie zusammen mit der Pflegedienstleitung Strategien zur besseren Integration der externen Dienstleister in den Pflegealltag.

3. Schulung und Vorbereitung: Schulen Sie die Pflegedienstleitung und Teamleitungen im Umgang mit externen Dienstleistern. Planen Sie gemeinsam Besuche und bereiten Sie diese gründlich vor.

4. Regelmäßige Reflexion: Führen Sie regelmäßige Reflexionsgespräche, um die Zusammenarbeit zu evaluieren und stetig zu verbessern.

Fazit: Ein durchdachtes und gut umgesetztes externes Schnittstellenmanagement ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg Ihrer Pflegeeinrichtung. Es trägt nicht nur zur Qualität der Bewohnerbetreuung bei, sondern stärkt auch den Ruf Ihrer Einrichtung und erleichtert die Arbeit Ihrer Mitarbeiter. Mit den richtigen Strategien und einem offenen, kooperativen Ansatz können Sie externe Dienstleister effektiv einbinden und so einen echten Mehrwert für Ihre Pflegeeinrichtung schaffen. Denken Sie daran: „Wenn die Führungskraft hier keine Wichtigkeit sieht, tun es die Mitarbeiter*innen auch nicht.“

Haben Sie Erfahrungen mit externen Dienstleistern gemacht?

• ja, ich habe das in meiner Einrichtung koordiniert.
• nein, da sehe ich auf jeden Fall Verbesserungspotenziale